Kiedy jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) znacznie się rozwija, u przedsiębiorcy zazwyczaj pojawiają się myśli o limitowaniu swojej odpowiedzialności z majątku prywatnego, a także o korzystniejszym rozliczaniu podatkowym.
Nic dziwnego!
Jednym z rozwiązań, po które często się sięga w tym przypadku jest przekształcenie JDG w spółkę z o.o.
Powstaje jednak pytanie: czy zatrudnienie w firmie pracowników stoi tutaj na przeszkodzie?
Niewątpliwą zaletą przekształcania JDG w spółkę z o.o. jest zasada kontynuacji sytuacji prawnej przedsiębiorcy.
Dotychczasowy pracodawca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) przestaje być w chwili przekształcenia (wpisu nowego podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego) pracodawcą pracowników zatrudnionych dotychczas w jego przedsiębiorstwie. Pracodawcą staje się (niejako automatycznie) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
Zasada kontynuacji ma również wpływ na prawa i obowiązki pracowników.
Spółka przekształcona kontynuuje działalność przedsiębiorstwa jednoosobowego, a co za tym idzie, w stosunkach pracy pracowników nie następują żadne zmiany. Nie ulegają zmianie zapisy umów, ustalenia między pracodawcą i pracownikiem, warunki pracy i płacy, staże pracownicze i tym podobne. Nie ma konieczności wystawiania świadectw pracy i zakładania nowych teczek akt osobowych. Zmianie nie ulegają także inne akty wewnętrzne takie jak regulamin pracy czy wynagradzania.
Pamiętać jednak należy, że po zakończeniu stosunku pracy w wydawanym świadectwie pracy pracodawca musi uwzględnić wszystkie zmiany formy i określenia firmy (łącznie z okresami, kiedy takie zmiany miały miejsce).
W przypadku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma zastosowania art. 231 kodeksu pracy mówiący o przejęciu pracowników. Przekształcony podmiot nie jest bowiem nowym, lecz tym samym (choć nie takim samym, bo działającym w innej formie prawnej) pracodawcą.
Czy o planowanej bądź już zaistniałej zmianie formy prawnej prowadzenia działalności należy powiadomić pracowników?
Mimo że nie ma takiego obowiązku prawnego, warto zadbać o przekazanie pracownikom informacji o tych zmianach. Może to nastąpić w dowolny, zwyczajowo przyjęty dla komunikacji z pracownikami sposób, np. poprzez wysłanie maila informacyjnego, albo wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń dostępnej dla pracowników. Poziom zatrudnienia w przedsiębiorstwach jednoosobowych zwykle pozwala na dotarcie z informacją indywidualnie do każdego z pracowników.
Ze względów praktycznych warto także nanieść zmiany w części nagłówkowej obowiązujących umów o pracę określających pracodawcę, jeśli na skutek przekształcenia zmieniła się: firma (tzn. nazwa, pod którą pracodawca prowadzi swoje przedsiębiorstwo) lub też dodatkowe określenie wskazujące formę organizacyjno-prawną. Korektę najprościej wprowadzić w formie aneksu do umowy o pracę (porozumienie zmieniające).