Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to utworzony przez pracodawcę specjalny fundusz, z którego można finansować świadczenia socjalne. Może być ciekawym sposobem na uatrakcyjnienie zatrudnienia w firmie!
Środki finansowe Funduszu pochodzą z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Pracodawca na osobne konto bankowe przekazuje za każdego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim (lub w drugim półroczu roku poprzedniego).
Sposób w jaki można tymi środkami dysponować ściśle reguluje Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z nią warunki przeznaczania środków pochodzących z Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w wewnątrzzakładowym Regulaminie ZFŚS.
A więc…
Kto ma obowiązek utworzenia ZFŚŚ?
- zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty
- zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli zakładowa organizacja związkowa zawnioskowała o utworzenie ZFŚS,
- zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy zamiast wypłaty świadczenia urlopowego zdecydowali się na utworzenie ZFŚS,
- prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Pracodawca objęty powyższym obowiązkiem ma prawo zadecydować o nietworzeniu ZFŚS, ale tylko i wyłącznie w przypadku kiedy uda mu się porozumieć w tej sprawie z grupą przedstawicieli pracowników!
Natomiast w przypadku pracodawców objętych układem zbiorowym pracy, postanowienie o nietworzeniu ZFŚS należy zawrzeć w tym układzie.
Kto zatem może skorzystać z pomocy socjalnej w ramach ZFŚS?
- pracownicy danej firmy i ich rodziny,
- emeryci i renciści – byli pracownicy wraz ze swoimi rodzinami,
- inne osoby uprawnione przez pracodawcę do korzystania z funduszu (wskazane w wewnątrzzakładowym Regulaminie ZFŚS – np. osoby na umowach cywilnoprawnych czy współpracujące z firmą w ramach umów B2B).
Na co może być wykorzystany ten fundusz?
- dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich dzieci, świadczenia urlopowe (tzw. „wczasy pod gruszą”)
- opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach
- udzielanie pomocy materialnej lub finansowej pracownikom dotkniętym poważnym zdarzeniem losowym (np. rehabilitacja po wypadku),
- zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe (remont lub dofinansowanie kupna mieszkania),
- działalność sportowo-rekreacyjna (karnet na basen czy siłownię lub np. karta Multisport)
- działalność kulturalno-oświatowa (np. bilety do kina czy teatru),
- pomoc materialno-rzeczowa jak np. paczki żywnościowe dla dzieci lub bony towarowe (np. z okazji świąt)
Należy zwrócić szczególną uwagę na socjalny charakter tych świadczeń!
Przyznawanie ich uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. I tak na przykład wysokość świadczenia urlopowego może być uzależniona od dochodów pracownika i jego współmałżonka, a inne świadczenia mogą być uzależnione od ilości posiadanych przez pracownika dzieci.
Nie ma natomiast dowolności w przyznawaniu pomocy, wszystkie kryteria socjalne i zasady ich przyznawania muszą być zawarte w Regulaminie ZFŚS danej firmy.
W sytuacjach nieco bardziej indywidualnych i wyjątkowych (np. pomoc w razie zdarzeń losowych) pracodawca może powołać komisję socjalną. Taka komisja powinna składać się przedstawicieli pracowników, zorientowanych co do faktycznych potrzeb osób zatrudnionych. Celem prawidłowego gospodarowania środkami funduszu można powołać taką komisję na stałe lub wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prowadzenie działalności socjalnej w zakładzie pracy.
Pozostaje jeszcze pytanie…
Czy środki z otrzymane z ZFŚS są ozusowane?
A co z podatkiem dochodowym?
Od świadczenia z funduszu socjalnego otrzymanego z ZFŚS nie odprowadza się składek ZUS, jednak są one w pewnych przypadkach opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Generalna zasada mówi, że świadczenie pracownika jest wolne od podatku w danym roku podatkowym do momentu osiągnięcia kwoty 1000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty świadczenie jest opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zaliczkę na podatek odprowadza się do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty świadczenia.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku emerytów i rencistów – byłych pracowników firmy. Dla tej grupy osób kwota limitu wynosi w danym roku podatkowym 4500 zł, a stawka podatku to 10%.
Przykład: Pracownik w lipcu 2024 otrzymał dofinansowanie do wczasów w wysokości 800 zł (jest ono zwolnione z podatku). Następnie w listopadzie otrzymał zapomogę finansową w wysokości 300 zł.
Co w takim przypadku?
Limit został przekroczony, więc od kwoty powyżej 1000 zł, czyli od 100 zł należy odprowadzić podatek.
Pracownik może korzystać w ciągu roku z różnych tytułów zwolnień, w zależności od rodzaju świadczenia. Należy jednak sprawdzać czy nie doszło do przekroczenia limitów przekazywanych świadczeń, aby w odpowiednim momencie opodatkować wypłacane świadczenia.
Jeśli masz wątpliwości, czy dany rodzaj świadczenia jest opodatkowany czy nie, skorzystaj z pomocy Provento!
Jeśli planujesz wdrożenie ZFŚS w swojej firmie lub odwrotnie potrzebujesz pomocy przy nietworzeniu ZFŚS również zgłoś się do nas!