Zatrudnianie pracowników nie zawsze przebiega bezproblemowo. Co zrobić gdy zatrudniona na umowie o pracę osoba bez uprzedzenia i bez usprawiedliwienia przestaje stawiać się do pracy i nie ma z nią kontaktu?
- Próby kontaktu z pracownikiem – nieformalne i formalne
Pierwszym krokiem powinno być upewnienie się, że nieobecność pracownika nie jest spowodowana zdarzeniem losowym, takim jak nagła choroba, wypadek lub inne okoliczności uniemożliwiające kontakt. Nie można z góry zakładać, że doszło do porzucenia pracy. Warto więc spróbować skontaktować się z pracownikiem telefonicznie, mailowo lub w inny sposób (listownie, osobiście).
Jeśli zastosowane próby nieformalnego kontaktu nie przynoszą rezultatu, pracodawca powinien wysłać do pracownika pisemne wezwanie do wyjaśnienia przyczyn nieobecności. Pismo najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. W treści należy określić termin (np. 7 dni), w jakim pracownik powinien udzielić odpowiedzi, oraz poinformować o możliwych konsekwencjach dalszego braku kontaktu (nagana, kara pieniężna czy też zwolnienie dyscyplinarne).
- Ocena podstaw do rozwiązania umowy
Pracodawca powinien starannie dokumentować wszystkie dni nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika oraz wszelkie próby kontaktu z jego strony. Może to być istotne w przypadku ewentualnego sporu sądowego.
Jeśli pracownik nie podejmuje kontaktu i nie usprawiedliwia swojej nieobecności przez dłuższy czas (najczęściej przyjmuje się, że wystarczą trzy kolejne dni nieusprawiedliwionej nieobecności), pracodawca ma prawo rozważyć rozwiązanie umowy o pracę.
Zgodnie z art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych – a samowolna i nieusprawiedliwiona nieobecność do nich należy.
- Dyscyplinarne rozwiązanie umowy o pracę – bez wypowiedzenia, z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracownika (tzw. „dyscyplinarka”)
Rozwiązanie umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym powinno nastąpić nie później niż w ciągu 1 miesiąca od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o okolicznościach uzasadniających rozwiązanie umowy (np. nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika).
Pismo o rozwiązaniu umowy powinno zostać doręczone pracownikowi osobiście lub listem poleconym (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Musi zawierać:
- wskazanie podstawy prawnej (art. 52 § 1 pkt 1 KP),
- opis okoliczności sprawy,
- pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni od dnia otrzymania pisma o rozwiązaniu umowy
- Inne obowiązki pracodawcy
Po rozwiązaniu umowy należy zgłosić ten fakt do ZUS (wyrejestrowanie pracownika) oraz przygotować wymagane dokumenty pracownicze, takie jak świadectwo pracy.
Pracodawca powinien także wypłacić pracownikowi należne wynagrodzenie za przepracowany okres.
Dyscyplinarne rozwiązanie umowy o pracę to ostateczność. Jeżeli pracownik w trakcie trwania procedur skontaktuje się z pracodawcą, a ten uzna że chce kontynuować współpracę – może udzielić pracownikowi nagany bądź obciążyć go karą pieniężną.
Nagana jest środkiem dyscyplinującym, który ma na celu poprawę zachowania pracownika, bez dotkliwych konsekwencji finansowych. Kara pieniężna natomiast ma już charakter finansowy, a co za tym idzie – jest bardziej dotkliwa dla pracownika.
Wysokość kary pieniężnej za dane przewinienie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Łączne kary pieniężne natomiast nie mogą przekroczyć 1/10 miesięcznego wynagrodzenia pracownika.
Brak kontaktu i nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika to poważne naruszenie obowiązków pracowniczych, które może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia bądź zastosowaniem innych środków dyscyplinujących. Kluczowe w takim przypadku jest udokumentowanie wszystkich działań pracodawcy, dochowanie obowiązujących terminów i procedur oraz działanie zgodne z przepisami Kodeksu pracy.