12 grudnia 2025 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia dotyczącego szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, która choć pozornie techniczna – w praktyce znacząco zmienia sposób dokumentowania realizacji obowiązków BHP w firmach.
Zmiany zostały wprowadzone rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1640), które zmodyfikowało dotychczasowe przepisy regulujące szkolenia BHP. Nowelizacja weszła w życie 12 grudnia 2025 r.
Kluczową nowością jest dopuszczenie elektronicznej formy potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP.
Do tej pory wymagane było potwierdzenie „na piśmie” (czyli podpis na papierowej karcie szkolenia).
Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzenie może mieć postać papierową lub elektroniczną, i dotyczy to zarówno pracownika, jak i osoby prowadzącej instruktaż (np. kierownika).
Co istotne, ustawodawca używa pojęcia „postać elektroniczna”, a nie „forma”, co oznacza dużą elastyczność. Nie jest bowiem wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny i dopuszczalne są np. e-maile lub dokumenty z systemów kadrowych (o ile pozwalają zidentyfikować osobę składającą oświadczenie).
Wprowadzenie elektronicznych potwierdzeń wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla działów kadr:
- Adnotacja w karcie szkolenia – pracodawca musi zaznaczyć w karcie szkolenia, że potwierdzenie odbyło się w formie elektronicznej.
- Dołączenie dokumentów elektronicznych do karty szkolenia wstępnego – pliki elektroniczne potwierdzające szkolenie lub ich odwzorowanie (np. wydruk)
- Przechowywanie w aktach osobowych – całość dokumentacji (zarówno karta szkolenia BHP jak i załączniki) stanowi część dokumentacji pracowniczej i musi być odpowiednio archiwizowana.
Warto podkreślić, że nowelizacja nie zmienia zasad samego szkolenia BHP. Szkolenia wstępne nadal muszą być przeprowadzane zgodnie z dotychczasowymi zasadami, zmiana dotyczy wyłącznie sposobu ich dokumentowania. Szkolenia zdalne nadal są ograniczone (np. głównie do stanowisk administracyjno- biurowych).
Nowelizacja wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji procesów kadrowych. W praktyce oznacza: mniej dokumentacji papierowej, szybszy obieg dokumentów, łatwiejszą archiwizację i dostęp do danych oraz możliwość integracji z systemami HR.
Jej wdrożenie stanowi jednak wyzwanie dla działów HR, które muszą zaktualizować procedury BHP i instrukcje wewnętrzne, określić dopuszczalne formy potwierdzeń (np. e-mail, system HR), zapewnić bezpieczeństwo danych (poprzez dostosowanie systemów elektronicznej dokumentacji i archiwizacji) oraz przygotować i przeszkolić zarówno pracowników jak i kadrę zarządzającą w zakresie nowych zasad.
Zmiany obowiązujące od 12 grudnia 2025 r. nie rewolucjonizują samego procesu szkolenia BHP, ale wprowadzają istotne ułatwienie w zakresie jego dokumentowania. Możliwość stosowania formy elektronicznej to krok w stronę cyfryzacji kadr, który jednocześnie wymaga uporządkowania procedur i większej dbałości o dokumentację. Dla działów HR oznacza to jedno: mniej papieru, ale więcej odpowiedzialności za prawidłowe i bezpieczne zarządzanie danymi.