Od 27 stycznia 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w Kodeksie pracy dotyczące zasad wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Choć sama istota prawa do ekwiwalentu pozostała bez zmian, nowelizacja znacząco wpłynęła na termin jego wypłaty, co ma duże znaczenie praktyczne dla działów kadr i płac. Poniżej omawiamy najważniejsze aspekty nowych regulacji.
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ma charakter wyjątkowy. Zasadą prawa pracy jest bowiem wykorzystanie urlopu „w naturze”, czyli faktyczny wypoczynek pracownika.
Prawo do pieniężnego ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy powstaje gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu; w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Nie jest dopuszczalne „zamienianie” urlopu na pieniądze w trakcie trwającego zatrudnienia.
Przed zmianą przepisów przyjmowano, że prawo do ekwiwalentu powstaje w dniu rozwiązania umowy i ekwiwalent powinien być wypłacony najpóźniej w tym samym dniu.
W praktyce oznaczało to więcej pracy dla działów płacowych, a mianowicie: konieczność szybkiego wyliczenia należności, przygotowania dodatkowej listy płac oraz dokonywania osobnego przelewu poza standardowym cyklem wynagrodzeń. To rozwiązanie było problematyczne organizacyjnie i zwiększało ryzyko błędów.
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie w styczniu 2026 roku nie ingeruje w zasady nabywania prawa do ekwiwalentu, sposób jego obliczania, czy obowiązek wypłaty wyłącznie przy rozwiązaniu stosunku pracy. Ustala natomiast, że ekwiwalent za urlop wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u danego pracodawcy. W praktyce oznacza to, że ekwiwalent trafia do pracownika razem z ostatnią pensją i nie trzeba przygotowywać osobnej wypłaty w dniu rozwiązania umowy.
Ustawodawca przewidział jeden wyjątek od powyższej zasady, a mianowicie: jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed rozwiązaniem umowy o pracę, to pracodawca ma na wypłatę ekwiwalentu maksymalnie 10 dni od ustania stosunku pracy. Dodatkowo jeśli termin wypłaty wypada w dzień wolny – należy dokonać jej najpóźniej w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym termin.
Przykład: U pracodawcy termin wypłaty wynagrodzenia przypada na 28 dzień każdego miesiąca, a pracownik (posiadający niewykorzystany urlop) rozwiązuje umowę o pracę 31 marca 2026 r. W tym przypadku najbliższy termin wypłaty wynagrodzenia (28 marca) przypada przed rozwiązaniem umowy. Nie ma więc możliwości wypłaty ekwiwalentu razem z pensją w standardowym terminie (ponieważ na dzień wypłaty wynagrodzenia umowa nie jest jeszcze rozwiązana i nie znana jest końcowa ilości dni, za które należny będzie ekwiwalent). W efekcie pracodawca musi wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ciągu 10 dni od ustania stosunku pracy, czyli do 10 kwietnia 2026 r.
Celem nowych przepisów było uproszczenie rozliczeń kadrowo-płacowych, ograniczenie liczby błędów przy naliczaniu ekwiwalentu, zmniejszenie ryzyka naruszeń prawa pracy i odciążenie płac (szczególnie przy dużej rotacji pracowników). Nowe regulacje wymagają jednak od działów HR aktualizacji procedur kadrowo-płacowych, dostosowania harmonogramów wypłat, uwzględnienia ekwiwalentu w standardowej liście płac, a także kontroli przypadków wyjątkowych, których dotyczy 10-dniowy termin.
Zmiany obowiązujące od 2026 r. nie rewolucjonizują samego prawa do ekwiwalentu, ale istotnie porządkują jego wypłatę. Dla praktyków HR to jedna z tych nowelizacji, którechoć pozornie niewielkie – realnie wpływają na codzienną obsługę procesów kadrowych.