Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Dokumentacja pracownicza nie tylko porządkuje informacje o zatrudnionym, ale również stanowi zabezpieczenie w razie różnorakich kontroli lub sporów prawnych z pracownikami. W tym artykule wyjaśniamy, co powinny obejmować akta osobowe oraz jak je prawidłowo prowadzić.
Akta osobowe to część dokumentacji pracowniczej zawierająca wszystkie istotne informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika. Są one prowadzone oddzielnie dla każdej osoby, powinny być uporządkowane oraz aktualizowane na bieżąco.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami (stan na kwiecień 2026), akta osobowe dzielą się na pięć części: A, B, C, D oraz E.
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
W tej części gromadzi się dokumenty dostarczone przez kandydata przed nawiązaniem stosunku pracy. Należą do nich m.in.: kwestionariusz osobowy kandydata, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy, inne dokumenty wymagane przepisami prawa lub przez pracodawcę.
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia
To najbardziej rozbudowana część akt osobowych. Obejmuje dokumenty związane z trwającym stosunkiem pracy, takie jak m.in:
- umowa o pracę oraz jej zmiany (aneksy i porozumienia zmieniające),
- zakres obowiązków pracownika i jego zmiany
- informacje o warunkach zatrudnienia,
- potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i innymi procedurami wewnętrznymi,
- oświadczenia pracownika (np. dotyczące danych osobowych, równego traktowania w zatrudnieniu, uprawnień rodzicielskich),
- dokumenty dotyczące szkoleń BHP (karta szkolenia wstępnego BHP, szkolenia okresowe),
- zaświadczenia lekarskie (wraz z kopią skierowań) z badań okresowych i kontrolnych które były wykonane w trakcie trwania stosunku pracy,
- dokumenty związane z wynagrodzeniem (np. zgody na potrącenia dobrowolne),
- wnioski pracownika o urlopy bezpłatne,
- wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem (wnioski o urlop rodzicielski czy ojcowski)
- dokumenty związane z korzystaniem ze szczególnych uprawnień pracowniczych (orzeczenie o niepełnosprawności, powołanie na ćwiczenia wojskowe i inne)
- dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagród i wyróżnień
- dokumenty dotyczące odpowiedzialności materialnej
- oraz inne których przechowywanie jest niezbędne lub wymagane przepisami prawa
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
W tej części przechowuje się poświadczenia dotyczące zakończenia stosunku pracy. Są to dokumenty, które dotyczą sposobu rozwiązania umowy o pracę (najczęściej: dotyczące rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę, albo zawarte z pracownikiem porozumienie stron o rozwiązaniu umowy), kopię świadectwa pracy, dokumenty związane z rozliczeniem końcowym pracownika i informację o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej
Część D obejmuje dokumenty związane z karami porządkowymi nałożonymi na pracownika, takie jak: upomnienia, nagany, informacje o karach pieniężnych, dokumenty potwierdzające zatarcie kary. Co ważne: dokumenty te powinny być usuwane z akt po upływie okresu przewidzianego przepisami.
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i podobnymi badaniami
To część akt osobowych, obejmująca dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika, kontroli obecności środków działających podobnie do alkoholu, oraz wyniki takich badań oraz informacje o ich przeprowadzeniu.
Akta osobowe to nie tylko formalność, ale kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi. Ich prawidłowe prowadzenie pozwala uniknąć problemów prawnych, usprawnia pracę działu kadr i zapewnia przejrzystość dokumentacji pracowniczej.
Regularne przeglądy i aktualizacja akt osobowych oraz znajomość aktualnych przepisów to najlepszy sposób, aby mieć pewność, że dokumentacja jest prowadzona zgodnie z obowiązującym prawem.