Podróż służbowa, zwana również delegacją jest pracą, która jest odbywana poza stałym miejscem pracy na polecenie pracodawcy w celu wykonania zadań zawodowych. Należy także odróżnić od podróży służbowej pojęcie oddelegowania pracowników, które ze względu na nazwę może być mylące.
O oddelegowaniu mowa jest, gdy pracodawca wyśle pracownika do wykonywania pracy na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. W związku z tym, iż wiąże się to ze zmianą wskazanego w umowie miejsca wykonywania pracy musi to nastąpić poprzez zastosowanie aneksu do umowy zmieniającego warunki pracy.
Co ważne, wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie obowiązków służbowych w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika nie jest podróżą służbową. A co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują przywileje, które przysługują pracownikom udającym się w podróż służbową.
Bardzo istotną kwestią jest, iż podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego. Aby wyjazd mógł być uznany za delegację musi być zlecany przez pracodawcę. Z tego względu (choć nie jest to wymagane) zaleca się, aby polecenie było wydane na piśmie.
W praktyce często do rozliczenia delegacji stosuje się druk, który jednocześnie zawiera takie polecenie. Aby nie było żadnych niedomówień, warto wtedy określić termin, miejsce oraz cel konkretnego wyjazdu. Ponieważ osobą wydającą polecenie jest pracodawca, trzeba się liczyć z konsekwencjami służbowymi, jeżeli pracownik odmówiłby jego wykonania.
Jest jednak wyjątek od reguły i pewna grupa osób, która ma prawo odmowy odbycia podróży służbowej, a mianowicie są to:
- kobiety w ciąży,
- pracownicy będący rodzicami dziecka do 4 roku życia,
- osoby z przeciwwskazaniami zdrowotnymi do wyjazdu.
Pracownikowi wysłanemu w delegację przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Dotyczą one kosztów wyżywienia, noclegu, transportu i innych kosztów związanych z delegacją jak np. bilet na konferencję.
Dieta jest ustaloną kwotą, która powinna pokryć zwiększenie kosztów wyżywienia w czasie podróży. Aktualnie (w 2025 r.) wysokość pełnej diety krajowej wynosi 45 zł. Nalicza się ją za czas trwania podróży, począwszy od rozpoczęcia, czyli wyjazdu do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej.
Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Natomiast jeżeli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety krajowej,
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Istotne jest, iż istnieje możliwość pomniejszenia diety, jeśli pracownik będzie miał zapewnione częściowe wyżywienie (np. gdy jest już w cenie hotelu). W zależności od rodzaju posiłku, gdy jest to:
- śniadanie – pracodawca obniża dietę o 25%;
- obiad – pracodawca obniża dietę o 50%;
- kolacja – pracodawca obniża dietę o 25%.
Zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi odbywa się po przedłożeniu przez pracownika faktury lub rachunku potwierdzającego wykonanie takiej usługi. Jeżeli pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży, a pracownik nie udokumentuje w żaden sposób kosztów noclegu to przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% wartości diety, a więc 67,50 złotych za jedną noc. Uprawnienie do wypłaty takiego ryczałtu przysługuje jednak pod warunkiem, iż nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21:00 a 7:00 rano.
Generalną zasadą jest, że zwrot za wszystkie pozostałe koszty należy się pracownikowi tylko wtedy, kiedy odpowiednio je udokumentuje. Jednym z podstawowych kosztów są koszty transportu. Trzeba pamiętać jednak, że środek transportu wybiera pracodawca, który pokrywa bilety.
Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu np. zamiast w podróż pociągiem uda się samolotem lub na przykład zmieni ekonomiczną na pierwszą klasę, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu. Pracownik może również udać się w delegację swoim pojazdem, oczywiście za zgodą pracodawcy. Stosuje się w takim przypadku zwrot według stawki kwotowej za 1 kilometr przebiegu:
- 0,89 zł – dla samochodów osobowych o pojemności do 900 cm3
- 1,15 zł – dla samochodów osobowych o pojemności ponad 900 cm3
Pracownik oprócz samochodu może również wybrać mniej popularne środki jak motocykl lub motorower – ze stawkami za 1 kilometr 0,69 zł za pierwszy i 0,42 zł za drugi rodzaj pojazdu.
Pozostałe wydatki, które również mogą okazać się konieczne, a za które pracodawca powinien zwrócić pieniądze to: bilety parkingowe, przejazdy autostradą oraz bilety wstępu np. na konferencję lub targi czy inne wydarzenia, w związku z którymi odbywa się delegacja. Pracownik może również uzyskać zaliczkę na poczet przewidywanych kosztów, dokonując rozliczenia z delegacji po powrocie.
Na koniec należy pamiętać, że zwrot poniesionych kosztów związanych z delegacją nie jest opodatkowany, ponieważ nie stanowi dla pracownika przychodu ze stosunku pracy i nie stanowi przysporzenia majątkowego. Natomiast wszystkie należności wypłacone pracownikowi w ramach delegacji są zaś kosztami podatkowymi dla pracodawcy.