Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Obowiązek ten wynika z przepisów Kodeks pracy oraz rozporządzeń dotyczących dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja ta obejmuje akta osobowe pracownika (a co powinno się w nich znajdować omówiliśmy w odrębnym artkule (LINK) a także pozostałą dokumentację w sprawach stosunku pracy (również omówioną odrębnie (LINK).
Celem niniejszego opracowania jest przedstawienie najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w zakresie dokumentacji pracowniczej oraz wskazanie ich możliwych skutków.
1. Nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych
Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników. Zgodnie z przepisami powinny być one podzielone na odpowiednie części (A, B, C, D oraz E), które obejmują dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy oraz ustaniem stosunku pracy.
Pracodawcy często przechowują dokumenty w niewłaściwych częściach akt, nie weryfikują ich kompletności i aktualności, nie zachowują chronologii dokumentów, nie numerują stron dokumentacji, przechowują dokumenty niepotrzebne i niezwiązane bezpośrednio ze stosunkiem pracy. Częstym błędem jest także przechowywanie wizerunku pracownika (np. zdjęcie na dyplomie), bez jego dobrowolnej zgody.
Takie nieprawidłowości mogą utrudnić odtworzenie historii zatrudnienia pracownika oraz spowodować problemy podczas kontroli.
Aby dokumentacja była zgodna z przepisami, należy pamiętać o kilku zasadach:
- chronologia i porządek – dokumenty powinny być ułożone w kolejności oraz odpowiednich częściach,
- kompletność – brakujące dokumenty mogą stanowić problem podczas kontroli,
- aktualność – każda zmiana w zatrudnieniu powinna być odnotowana,
- poufność – akta osobowe zawierają dane wrażliwe i muszą być odpowiednio zabezpieczone,
- forma prowadzenia – akta mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej.
2. Brak wymaganych dokumentów
Kolejnym często spotykanym błędem jest brak niezbędnych dokumentów w aktach osobowych. Dotyczy to w szczególności: umów o pracę lub aneksów do umowy, zakresów obowiązków pracownika, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczeń dotyczących danych osobowych, potwierdzenia odbycia szkoleń BHP. Brak tych dokumentów może być uznany za naruszenie obowiązków pracodawcy.
3. Nieprawidłowa ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy jest jednym z najważniejszych elementów dokumentacji pracowniczej. W praktyce pracodawcy często prowadzą ją w sposób niepełny lub nieaktualny.
Najczęstsze błędy to: brak informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, brak ewidencji nadgodzin, nieodnotowywanie urlopów i zwolnień lekarskich, prowadzenie jednej zbiorczej listy (np. listy obecności) zamiast indywidualnej ewidencji dla każdego pracownika.
Nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić do trudności w rozwiązywaniu sporów z pracownikami dotyczących wynagrodzenia lub czasu pracy.
4. Niewłaściwe przechowywanie dokumentacji
Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej poufność, integralność oraz ochronę danych osobowych. Częstym błędem jest: przechowywanie dokumentów w miejscach ogólnodostępnych, brak zabezpieczeń przed dostępem osób nieupoważnionych, czy też brak systemu archiwizacji dokumentów. Błędy te mają istotne znaczenie szczególnie istotne w kontekście przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO.
5. Nieprzestrzeganie okresów przechowywania dokumentów
Pracodawcy często nie wiedzą, jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą. W Polsce zasadniczo wynosi ona 10 lat dla dokumentów pracowniczych dotyczących zatrudnienia rozpoczętego po 2019 roku oraz 50 lat dla dotyczących osób zatrudnionych przed tą datą. Błędem jest zarówno zbyt wczesne jak i zbyt późne niszczenie dokumentacji,
6. Brak aktualizacji dokumentów
Dokumentacja pracownicza powinna być na bieżąco aktualizowana. Tymczasem w wielu przedsiębiorstwach nie aktualizuje się danych osobowych pracowników, nie wprowadza się zmian wynikających z aneksów do umowy, nie dokumentuje się bieżących zmian stanowiska lub zakresu obowiązków. Powoduje to rozbieżności między rzeczywistym stanem zatrudnienia a zapisami w dokumentacji. Pracodawcy są także zobowiązani aktualizować akta osobowe pracowników i dopasowywać je w razie zmian obowiązujących przepisów. Ważną kwestią jest również kontrolowanie i aktualizowanie badań lekarskich i szkoleń BHP pracowników – brak aktualnych może skutkować nałożeniem kary przez PIP.
Najczęstsze błędy w prowadzeniu akt osobowych wynikają z braku systematyczności, niewystarczającej znajomości przepisów oraz niedostatecznej organizacji pracy działów kadrowych. Unikanie powyżej omówionych błędów pozwala nie tylko na spełnienie wymogów prawnych, ale także na sprawne zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie oraz ograniczenie ryzyka sporów z pracownikami i sankcji ze strony organów kontrolnych (w szczególności Państwowej Inspekcji Pracy).