E-teczki akt osobowych to cyfrowa wersja tradycyjnych papierowych akt osobowych pracownika. Są to dokumenty dotyczące zatrudnienia, przechowywane w formie elektronicznej. E-teczki służą do archiwizacji i zarządzania dokumentacją pracowniczą zgodnie z przepisami prawa pracy.
E-teczka pracownika zawiera wszystkie dokumenty związane z jego zatrudnieniem, podzielone zwykle na 5 części (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r.):
- Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o pracę (np. CV, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, wstępne badania lekarskie),
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (np. umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, szkolenia BHP, okresowe badania lekarskie),
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. wypowiedzenia, porozumienia o rozwiązaniu umowy, świadectwo pracy),
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub karnej pracownika (jeśli występują).
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w organizmie środków działających podobnie do alkoholu.
Niezaprzeczalnymi zaletami e-teczek są:
- ułatwienie zarządzania dokumentacją,
- oszczędność miejsca i kosztów,
- bezpieczeństwo danych (osoby niepowołane nie mają dostępu do dokumentacji),
- możliwość ich integracji z systemami kadrowo-płacowymi.
Natomiast są tez wady takiego rozwiązania:
- konieczność podpisywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną,
- konieczność zabezpieczenia na wypadek awarii systemu, ataków hakerskich czy też braku energii elektrycznej.
Jakie są etapy wdrożenia e-teczek w firmie?
1. Audyt obecnego stanu dokumentacji
Polega na zidentyfikowaniu rodzaju i sposobu dotychczasowego przechowywania dokumentów, analizie ich kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami oraz ustaleniu czy przechowywanie wszystkich dokumentów jest konieczne.
2. Ustalenie celów i zakresu projektu
Należy odpowiedzieć na najważniejsze pytania:
- Czy e-teczki będą dotyczyć tylko nowych pracowników, czy również archiwalnych akt?
- Jakie działy i osoby będą odpowiedzialne za digitalizację?
- Jakie funkcjonalności są potrzebne (np. integracja z systemami ERP/HR)?
3. Wybór systemu informatycznego
Przy wyborze odpowiedniego narzędzia należy zwrócić uwagę na: zgodność z prawem – system musi spełniać wymagania przywołanego na wstępie rozporządzenia i Kodeksu Pracy, bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, backup, kontrola dostępu, logi audytowe, możliwość integracji z innymi systemami – np. kadrowo-płacowymi.
4. Powiadomienie pracowników
Pracodawca musi poinformować byłych i obecnych pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty o zamierzonej digitalizacji dokumentów i wyznaczyć im 30-dniowy termin na odebranie swoich akt prowadzonych w wersji papierowej.
5. Proces digitalizacji dokumentów:
- zeskanowanie wszystkich dokumentów z zachowaniem jednakowej rozdzielczości i formatu zapisu (dokumenty muszą zapisane w sposób trwały i nieedytowalny) oraz nadanie dokumentom nazw (metadanych),
- weryfikacja dokumentów pod kątem ich kompletności,
- podpisanie każdego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną,
- import dokumentów do systemu e-teczek,
- tworzenie struktury teczki zgodnie z podziałem na części (A – E).
6. Archiwizacja i okres przechowywania
- Okres przechowywania akt osobowych wynosi:
- 10 lat – dla dokumentacji zatrudnienia powstałej po 1 stycznia 2019 r.,
- 50 lat – dla starszych akt.
- Po zakończeniu okresu przechowywania, dokumentacja powinna zostać trwale usunięta w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
Wdrożenie e-teczek akt osobowych to strategiczna decyzja, która przynosi wymierne korzyści organizacyjne, prawne i finansowe. Choć proces ten wymaga dokładnego zaplanowania, odpowiednich zasobów i zaangażowania pracowników, to w dłuższej perspektywie usprawnia zarządzanie dokumentacją i przygotowuje firmę na dalszą cyfryzację procesów kadrowych.