Prowadzenie ewidencji czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy. W praktyce w większości zakładów pracy pracownicy podpisują papierowe listy obecności.
Często pojawia się więc pytanie, czy do spełnienia wymagań ustawowych wystarczy sama ewidencja czasu pracy lub też tylko i wyłącznie listy obecności. Odpowiedź na to pytanie wymaga rozróżnienia funkcji obu dokumentów i odniesienia się do przepisów prawa pracy.
Jaka jest różnica między listą obecności a ewidencją czasu pracy?
Lista obecności to dokument, w którym pracownicy potwierdzają swoją obecność w pracy – zazwyczaj podpisem, wpisując godzinę przyjścia i wyjścia. Może być ona przydatnym narzędziem, zwłaszcza w przypadku: pracy zadaniowej lub zmianowej, w momencie gdy konieczne jest potwierdzenie faktycznego rozpoczęcia i zakończenia pracy (np. praca zdalna), czy też rozliczania nadgodzin.
Ewidencja czasu pracy natomiast to dokumentacja prowadzona przez pracodawcę, która musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące liczby przepracowanych godzin, pracy w godzinach nadliczbowych, pracy w porze nocnej, pracy w niedziele i święta, dyżurów, urlopów, zwolnień lekarskich i innych usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecności.
Czy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika w sposób umożliwiający prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń ze stosunku pracy.
Lista obecności nie zawiera wszystkich wymaganych prawem elementów, nie wskazuje przykładowo godzin nadliczbowych czy dyżurów. Dlatego sama lista nie spełnia wymogów ewidencji czasu pracy, nawet jeśli zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
W przypadku niektórych grup pracowników – np. zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy lub zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy – dopuszcza się nieprowadzenie szczegółowej ewidencji godzin pracy, ale nadal wymagane jest dokumentowanie np. dni pracy, urlopów czy nieobecności
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona elektronicznie, poprzez system rejestracji wejść/wyjść (np. karty zbliżeniowe, logowanie w systemie), za pomocą harmonogramów i grafików pracy lub też w formie papierowej. Niezależnie od formy prowadzenia – zawsze musi być dostępna do wglądu pracownika.
Jakie są konsekwencje nieprowadzenia ewidencji czasu pracy?
Brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób niewłaściwy może skutkować:
- problemami z prawidłowym naliczaniem wynagrodzeń i dodatków,
- roszczeniami pracowników (np. o zapłatę za godziny nadliczbowe),
- kontrolami i karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, która może nałożyć grzywnę do 30 000 zł.
Posiadanie list obecności nie zwalnia więc pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Lista obecności ma charakter pomocniczy i nie zawiera wszystkich informacji wymaganych przepisami prawa. Dlatego, aby spełnić obowiązki wynikające z Kodeksu pracy, niezbędne jest prowadzenie oddzielnej, pełnej ewidencji czasu pracy, obejmującej wszystkie istotne składniki czasu pracy.
Jeśli natomiast ewidencja czasu pracy jest prowadzona w firmie w sposób rzetelny i zgodny z przepisami – nie ma obowiązku posiadania tradycyjnych list obecności. Można stosować inne narzędzia, które w równym stopniu spełniają funkcję dokumentacyjną. Jednak w praktyce lista obecności nadal bywa stosowana jako pomocnicze narzędzie kontrolne i zabezpieczające – zwłaszcza w razie ewentualnych sporów lub kontroli. Warto więc rozważyć jej użycie jako elementu uzupełniającego, choć niekoniecznie obowiązkowego.