Jesteś początkującym przedsiębiorcą i nie wiesz, jak rozpocząć przygodę z ewidencją przychodów? Przeczytaj ten wpis, w którym podpowiemy Ci jak ewidencjonować przychody w działalności gospodarczej, żeby nigdy nie stanowiło to dla Ciebie żadnego problemu!
Jedną z kluczowych kwestii dla początkujących przedsiębiorców jest ustalenie metody ewidencjonowania przychodów w działalności gospodarczej. Na pierwszy rzut oka sprawa wydaje się prosta – szczególnie dla osób prowadzących biznes online. W końcu wystarczy wystawić fakturę, aby potwierdzić w ten sposób naszą sprzedaż. Ta faktura następnie staje się podstawą naszych rozliczeń zarówno z kontrahentem, jak i z Urzędem Skarbowym, prawda? No cóż – sytuacja może okazać się bardziej złożona.
Ustawodawca wprowadza w niektórych sytuacjach obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, potocznie zwanych kasami fiskalnymi. Dotyczy to przede wszystkim:
- sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
- oraz rolników ryczałtowych.
Krok 1: trzeba ustalić, jakie podmioty będą naszymi docelowymi klientami.
Są to przedsiębiorcy, czyli wszelkiego rodzaju spółki oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą? Nie ma problemu! W takiej sytuacji ewidencja sprzedaży może sprowadzać się do samych wystawianych faktur dla naszych kontrahentów.
Zawsze musi być jakieś “ALE”, dlatego…
Jeżeli wśród naszych klientów są osoby fizyczne lub rolnicy ryczałtowi, musimy rozważyć wprowadzenie do naszej działalności gospodarczej kasę rejestrującą. Czy jednak zawsze będziemy musieli ewidencjonować w takim wypadku naszą sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej?
Taka ewidencja może być szczególnie uciążliwa, jeśli tej rodzaj sprzedaży występuje w naszej działalności jedynie okazjonalnie. Konieczne byłoby przecież wykonywanie wszelki dodatkowych czynności formalnych, sporządzania paragonów, raportów dobowych i miesięcznych… Kasa rejestrująca (fiskalna) generowałaby również dodatkowe koszty, między innymi koszt jej zakupu, a także koszt okresowych serwisów! Na szczęście ustawodawca przewidział kilka zwolnień, które można zastosować odnośnie kas fiskalnych.
Krok 2: trzeba sprawdzić, czy nie przysługuje nam zwolnienie
Zasadniczo mamy dwa rodzaje zwolnień: podmiotowe oraz przedmiotowe.
Zwolnienie podmiotowe
Zwolnienie podmiotowe jest zdecydowanie mniej skomplikowane. Związane jest z wysokością sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych. Zwolnienie będzie przysługiwać, jeżeli sprzedaż na ich rzecz nie przekroczyła w ciągu roku 20 000 PLN.
W przypadku podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku kwota limitu będzie oczywiście mniejsza, spokojnie. Limit będzie wyliczony zgodnie z proporcją: liczby dni prowadzenia działalności gospodarczej w stosunku do liczby dni w roku.
W przypadku przekroczenia limitu podatnik traci uprawnienie do zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. Co się z tym wiąże? Będzie musiał założyć kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym przekroczona została kwota limitu.
Zwolnienie przedmiotowe
Drugim rodzajem zwolnienia jest zwolnienie przedmiotowe. Tu pomału zaczynają się schody. Są to sytuacje, w których ustawodawca umożliwił zastosowanie zwolnienia m.in. ze względu na rodzaj świadczonych usług. Ich liczba jest ograniczona i zostały one wyszczególnione w formie tabeli w załączniku do rozporządzenia ministra finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (klik).
Jeżeli chodzi o biznes online na szczególną uwagę zasługują pozycje 30, 36 oraz 37 tego załącznika.
- Pozycja 30 dotyczy usług w zakresie edukacji, z wyłączeniem m.in. edukacji sportowej, zajęć sportowych i rekreacyjnych, szkół tańca i szkół nauki jazdy. Może znaleźć zastosowanie np. dla przedsiębiorców wykonujących usługi szkoleniowe w formie online. Pozycje 36 i 37 z kolei są związane z formą zapłaty, jaką otrzymamy od naszego kontrahenta.
- Pozycja 36 dotyczy dostawy towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
- Pozycja 37 dotyczy świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Krok 3: upewnij się, że w Twoim przypadku nie ma obowiązku zastosowania kasy fiskalnej
Na sam koniec należy również wspomnieć, że w przypadku niektórych towarów lub usług ustawodawca wprowadził bezwzględny obowiązek zastosowania kasy fiskalnej.
Nie będzie więc można zastosować zwolnienia z kasy, np. gdy towar dostarczany przez nas będzie zaliczał się do komputerów, sprzętu fotograficznego, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych.
Jaki z tego morał?
Ewidencja przychodów w działalności gospodarczej to kluczowa kwestia dla każdego przedsiębiorcy! Odpowiednia wiedza na temat regulacji prawnych oraz korzystanie z dostępnych zwolnień może ułatwić prowadzenie biznesu online.
Skorzystanie z fachowej pomocy w tej kwestii może być niezwykle pomocne, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców prowadzących swój biznes online.
Zapraszamy do skorzystania z oferty Provento, aby oszczędzić swój cenny czas i przeznaczyć go na rozwój biznesu online.
Pomożemy Ci we wszystkim!