Świadectwo pracy to jeden z najważniejszych dokumentów, jaki pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia. Zawiera ono informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i emerytalno-rentowych oraz prawdopodobnie będzie wymagane przy podjęciu nowej pracy.
Błędne lub niepełne świadectwo pracy może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracownika oraz odpowiedzialnością po stronie pracodawcy. Dlatego warto wiedzieć, jak poprawnie je wystawić.
Czy wydanie świadectwa pracy jest obowiązkowe?
Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 97 § 1), pracodawca jest zobowiązany do wydania świadectwa pracy niezwłocznie, najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy (jeżeli strony nie zawarły kolejnej umowy o pracę). Jeżeli niezwłoczne wydanie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych – dopuszcza się przekazanie pracownikowi świadectwa pracy w terminie do 7 dni od rozwiązania umowy.
Świadectwo pracy wydaje się:
- po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę,
- niezależnie od trybu rozwiązania umowy (wypowiedzenie, porozumienie stron, rozwiązanie bez wypowiedzenia, itp.),
- bez konieczności uzyskania wniosku ze strony pracownika,
- niezależnie od wcześniejszego rozliczenia z pracodawcą (np. nie można uzależniać wydania świadectwa od zdania przez pracownika mienia służbowego).
Jaka powinna być forma świadectwa pracy?
Świadectwo pracy powinno być sporządzone na piśmie lub w formie elektronicznej (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Podpisać je powinna osoba upoważniona przez pracodawcę (np. kierownik działu kadr), może to także zrobić sam właściciel.
Obecnie obowiązujący wzór świadectwa pracy określa rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy z późn. zm.) – https://provento.pl/wp-content/uploads/2025/07/wzor-swiadectwa-pracy-1.pdf
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?
Świadectwo pracy powinno zawierać pełne i prawnie wymagane informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia, a mianowicie:
a) Dane podstawowe:
- dane pracownika i dane pracodawcy,
- okres zatrudnienia (od – do),
- wymiar czasu pracy (np. pełny etat, 1/2 etatu), z uwzględnieniem zmian w trakcie zatrudnienia,
- stanowisko pracy z uwzględnieniem zmian w trakcie zatrudnienia.
b) Tryb i podstawa rozwiązania umowy o pracę, czyli wskazanie artykułu Kodeksu pracy lub innej podstawy prawnej (przykładowy zapis: Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez pracodawcę (Art. 30 § 1 pkt 2 K.P.).
c) Wykorzystane uprawnienia pracownicze
W świadectwie pracy należy wykazać uprawnienia pracownicze, które mają znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Najczęściej spotykane to: liczba dni wykorzystanego w danym roku urlopu wypoczynkowego (z wyszczególnieniem urlopu na żądanie), opieki nad zdrowym dzieckiem, okazjonalnej pracy zdalnej, czy też zwolnienia od pracy z tytułu siły wyższej.
Należy także wymienić w jakich okresach pracownik korzystał z urlopów związanych z rodzicielstwem (urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i ojcowski).
d) Inne ważne informacje, które powinny się znaleźć w świadectwie pracy:
- okresy wykorzystanych urlopów bezpłatnych,
- ilość dni wynagrodzenia chorobowego, które wypłacił pracodawca w danym roku kalendarzowym,
- okresy nieskładkowe: wszystkie niezdolności do pracy, czy też dni opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny,
- dodatkowe urlopy – np. urlop dla osoby niepełnosprawnej,
- okresy odbywania służby wojskowej,
- informacja o zajęciach komorniczych, (jeżeli takie występowały),
- informacje dodatkowe wymagane przepisami (np. o wypłaconych odprawach emerytalnych/rentowych),
- pouczenie o prawie do sprostowania świadectwa pracy.
Jaka jest procedura wydania świadectwa pracy?
Pierwszym krokiem jest sporządzenie dokumentu według aktualnego wzoru. Po weryfikacji pracodawca lub osoba upoważniona powinna go podpisać oraz opieczętować pieczątką firmową. Przekazanie świadectwa pracownikowi powinno nastąpić osobiście (za pokwitowaniem odbioru), lub przy użyciu drogi pocztowej (listem poleconym).
W przypadku dokumentów sporządzonych w formie elektronicznej (podpisanych podpisem kwalifikowanym) dopuszczalne jest przekazanie w/w dokumentu na adres mailowy, bądź za pomocą innych kanałów komunikacji elektronicznej. Zawsze jednak pracodawca powinien zadbać o potwierdzenie odbioru przez pracownika.
Kopia świadectwa pracy pozostaje w aktach osobowych pracownika (część C).
Jaki jest termin na sprostowanie świadectwa pracy?
Jeśli pracownik zauważy w nieprawidłowości w otrzymanym dokumencie ma prawo w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa złożyć wniosek o jego sprostowanie. Jeżeli pracodawca odmówi (bądź nie ustosunkuje się do wniosku w ciągu 7 dni) pracownik może złożyć pozew do sądu pracy.
Jakie są najczęstsze błędy przy wystawianiu świadectwa pracy?
Mimo staranności przy wystawianiu świadectwa pracy pracodawcy nie ustrzegają się od błędów. Najczęstsze z nich to:
- brak podpisu osoby upoważnionej,
- brak pouczenia o prawie do sprostowania świadectwa pracy,
- błędne daty rozpoczęcia lub zakończenia zatrudnienia,
- niewskazanie wszystkich okresów zatrudnienia (np. pominięcie umów terminowych),
- błędne wskazanie trybu rozwiązania umowy lub nie wskazanie podstawy prawnej rozwiązania,
- błędne dane o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym (np. wskazanie urlopu także za poprzednie lata),
- brak informacji o urlopie bezpłatnym, wychowawczym, macierzyńskim czy ojcowskim,
- brak informacji o okresach pobierania zasiłków, czy podanie błędnej liczby dni zwolnień lekarskich,
- brak informacji o zajęciach komorniczych (gdy występowały),
- niedotrzymanie terminu wydania świadectwa.
Prawidłowe wystawienie świadectwa pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale także wyraz rzetelności i szacunku wobec pracownika. Dokument ten może mieć kluczowe znaczenie przy podejmowaniu nowej pracy lub ubieganiu się o świadczenia z ZUS. Dlatego pracodawcy powinni dochować należytej staranności przy jego sporządzaniu, korzystając z aktualnych wzorów i przepisów. Staranność w tej kwestii pozwala uniknąć roszczeń ze strony byłego pracownika oraz ewentualnych sankcji prawnych.
Kwestie związane z wydaniem świadectwa pracy wydają się skomplikowane? My mamy je w małym palcu 😊