Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce wiąże się z wieloma wydatkami, z którymi przedsiębiorca musi liczyć się rozpoczynając działalność. Dzisiaj zajmiemy się kosztami, które mogą wystąpić od strony podatkowo-księgowej. Zrozumienie tych kosztów, które muszą być uwzględnione w obliczeniach finansowych, jest kluczowe, by prowadzić firmę zgodnie z przepisami prawa i uniknąć problemów z fiskusem.
1. Koszty ZUS
Każdy przedsiębiorca prowadzący JDG musi regularnie opłacać składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Składki ZUS są jednym z podstawowych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które przedsiębiorcy muszą wliczyć do swoich miesięcznych wydatków. Warto zaznaczyć, że wysokość składek ZUS zależy od formy prowadzonej działalności i okresu jej trwania.
Wyróżniamy dwa rodzaje składek ZUS:
- składki na ubezpieczenie społeczne oraz
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Przez pierwszych 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku płatności składek społecznych ZUS. Po upływie tego okresu przechodzi na:
a) tzw. preferencyjny ZUS
Przedsiębiorcy, którzy rozpoczęli działalność gospodarczą i prowadzą ją przez mniej niż 24 miesiące, mogą korzystać z tzw. preferencyjnego ZUS-u, który obniża wysokość składek do minimalnych kwot. W 2025 roku preferencyjny ZUS wynosi około:
- Składka emerytalna: 273,24 zł
- Składka rentowa: 111,98 zł
- Składka wypadkowa: 23,38 zł
- Składka chorobowa (dobrowolna): 34,30 zł
Całkowity koszt ZUS-u w przypadku preferencyjnego ZUS-u to około 400 zł miesięcznie.
b) Pełny ZUS
Po 24 miesiącach przedsiębiorca zobowiązany jest do płacenia pełnych składek ZUS. W 2025 roku pełny ZUS wynosi:
- Składka emerytalna: 1015,78 zł
- Składka rentowa: 416,30 zł
- Składka wypadkowa: 86,90 zł
- Składka chorobowa (dobrowolna): 127,49 zł
- Fundusz pracy: 127,49 zł
Całkowity koszt pełnego ZUS-u wynosi więc około 1 700 zł miesięcznie.
Jeśli chodzi o składkę zdrowotną to jest wysokość uzależniona jest od formy opodatkowania działalności gospodarczej. Zasadniczo mamy w Polsce następujące formy opodatkowania:
2. Formy opodatkowania JDG
a) Opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa)
Na zasadach ogólnych przedsiębiorca płaci podatek dochodowy według skali progresywnej:
- 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie
- 32% dla dochodów powyżej 120 000 zł rocznie
Dochód stanowi różnica między przychodami jakie uzyskujemy, a kosztami uzyskania przychodu jakie ponosimy w naszej działalności gospodarczej.
Koszty uzyskania przychodu:
- Przedsiębiorca może odliczyć wszystkie koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym koszty ZUS, wynajmu lokalu, zakupów towarów, usług oraz inwestycji w firmie.
- Dodatkowo, przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na dzieci, odliczeń za internet czy darowizn.
Składka zdrowotna ZUS będzie wynosiła przy tej formie opodatkowania 9% dochodów.
b) Podatek liniowy (19%)
Podatek liniowy to forma opodatkowania, w której przedsiębiorca płaci 19% od całego dochodu, bez względu na jego wysokość.
- W przypadku tej formy opodatkowania, przedsiębiorca nie może korzystać z ulg i preferencji przysługujących w ramach skali podatkowej (np. ulga na dzieci, wspólne rozliczenie z małżonkiem).
- Koszty uzyskania przychodu są odliczane od przychodu przed obliczeniem podatku.
Składka zdrowotna ZUS będzie wynosiła przy tej formie opodatkowania 4,9% dochodów.
c) Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Ryczałt jest uproszczoną formą opodatkowania, w której przedsiębiorca płaci podatek na podstawie przychodu, a nie dochodu. Stawki ryczałtu są różne, w zależności od branży:
- 2% – dla działalności handlowej
- 3% – dla działalności usługowej
- 5,5% – dla działalności gastronomicznej
- 8,5%, 12,5%, 17% – w innych przypadkach
Warto dodać, że przedsiębiorcy rozliczający się na ryczałcie nie mogą odliczać kosztów uzyskania przychodu, co oznacza, że mogą jedynie pomniejszyć przychody o zapłacone składki ZUS.
Składka zdrowotna przy ryczałcie będzie uzależniona od wysokości naszego rocznego przychodu:
- przychód do 60 000 zł: 461,66 zł miesięcznie
- przychód do 300 000 zł: 769,43 zł miesięcznie
- przychód powyżej 300 000 zł: 1 384,97 zł miesięcznie
3. Koszty związane z VAT
Zasadniczo jeśli przedsiębiorca nie przekroczy limitu 200 000 zł rocznie (240 000 zł od 2026 roku), to jest zwolniony z obowiązku rozliczania podatku VAT. Po przekroczeniu tej kwoty konieczna będzie rejestracja jako płatnik VAT.
4. Koszty księgowości
Każdy przedsiębiorca JDG musi prowadzić odpowiednią dokumentację księgową. Koszty związane z obsługą księgową są zależne od formy opodatkowania, liczby transakcji oraz branży, w której firma działa.
5. Koszty związane z zatrudnieniem pracowników
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się zatrudniać pracowników, musi ponosić koszty związane z wynagrodzeniami oraz składkami na ZUS (społeczne i zdrowotne). Koszty te są uzależnione od liczby zatrudnianych osób i wynagrodzeń.
Podsumowanie
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma kosztami, które należy uwzględnić zarówno w kontekście podatkowym, jak i księgowym. Największymi obciążeniami są składki ZUS, podatek dochodowy oraz koszty związane z księgowością i VAT. Ważne jest, by przedsiębiorca dokładnie przemyślał wybór formy opodatkowania oraz regularnie kontrolował koszty związane z prowadzeniem działalności, by zachować płynność finansową i uniknąć problemów z fiskusem.