W jednym z poprzednich opracowań pisaliśmy jak przygotować się do kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – (https://provento.pl/kontrola-z-zus-co-robic/).
Inną instytucją, która często kontroluje polskich przedsiębiorców jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Jest to organ powołany by nadzorować przestrzeganie prawa pracy w tym przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), czasu pracy, umów o pracę oraz legalności zatrudnienia.
Kontrole prowadzone przez inspektorów PIP mają na celu wykrywanie nieprawidłowości, egzekwowanie obowiązków pracodawców względem pracowników, a także edukowanie. Kontrola PIP może być rutynowa lub wynikająca ze zgłoszenia nieprawidłowości (np. przez pracownika czy kontrahenta). Warto wiedzieć czego dokładnie taka kontrola dotyczy, by się do niej odpowiednio przygotować i uniknąć konsekwencji prawnych.
Pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się przez pracodawcę z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy, ustawami towarzyszącymi oraz rozporządzeniami dotyczącymi zatrudnienia, BHP i wynagrodzeń. Pracodawca powinien być świadomy swoich obowiązków względem pracowników oraz znać aktualne zmiany w przepisach.
Co kontroluje PIP?
1. Dokumentacja pracownicza
W trakcie kontroli inspektor PIP może zażądać dostępu do dokumentów związanych z zatrudnieniem. Należy zadbać o ich kompletność, aktualność i przechowywanie zgodnie z przepisami. Kluczowe dokumenty to m.in.:
- umowy o pracę i aneksy,
- zaświadczenia lekarskie (wraz ze skierowaniami) i szkolenia BHP,
- regulaminy pracy, wynagradzania,
- zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dokumenty związane z delegowaniem/pracą zdalną
- akta osobowe pracowników jako całość – czy są prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Czas pracy i wynagrodzenia
Kontrola obejmuje także przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy i wypłaty wynagrodzeń. Sprawdzane są m.in.:
- listy płac i potwierdzenia wypłat,
- terminowość wypłacania wynagrodzeń i innych świadczeń (np. dodatków, premii, ekwiwalentu za urlop),
- ewidencja czasu pracy (np. praca w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w niedziele i święta),
- zapewnienie minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych,
- przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- poprawność rozliczania umów cywilnoprawnych.
3. Przestrzeganie praw pracowniczych
W ramach kontroli analizowane jest również przestrzeganie podstawowych praw pracownika, takich jak: prawo do urlopu wypoczynkowego i jego rozliczanie, ochrona pracowników młodocianych i kobiet w ciąży, zakaz dyskryminacji i mobbingu, wypowiedzenia umów i rozwiązywanie stosunków pracy zgodnie z prawem.
4. Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP)
To jeden z najczęstszych obszarów kontroli PIP. Należy upewnić się, że:
- zarówno pracownicy jak i pracodawca mają aktualne szkolenia BHP,
- przeprowadzone są badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne),
- na stanowiskach pracy znajdują się instrukcje BHP,
- maszyny są w dobrym stanie technicznym,
- pracownicy są wyposażeni w odzież i środki ochrony indywidualnej,
- stanowiska pracy zostały zabezpieczone przed czynnikami szkodliwymi i niebezpiecznymi,
- ewentualne wypadki przy pracy są rejestrowane i odpowiednio zgłaszane.
Warto również sprawdzić, czy dla poszczególnych stanowisk jest sporządzona ocena ryzyka zawodowego.
5. Wypadki przy pracy
Inspektor PIP sprawdza także sposób postępowania w razie wypadku przy pracy, w tym:
- procedury postępowania w przypadku wypadków przy pracy,
- czy każdy wypadek został zgłoszony i odnotowany w rejestrze,
- czy została przeprowadzona procedura powypadkowa, sporządzono protokół powypadkowy,
- jakie działania zapobiegawcze zostały wdrożone by nie dopuścić do kolejnych wypadków.
6. Legalność zatrudnienia
Inspektorzy PIP sprawdzają także, czy osoby zatrudnione są legalnie. Między innymi weryfikują, czy:
- pracownicy są zatrudnieni na podstawie pisemnej umowy (o pracę lub cywilnoprawnej),
- umowy zostały podpisane przed dopuszczeniem do pracy,
- pracownicy zostali zgłoszeni do ZUS (z zachowaniem 7-dniowego terminu),
- nie występuje zatrudnianie „na czarno”, a umowy cywilnoprawne nie są wykorzystywane w sposób sprzeczny z ich charakterem (czyli np. zamiast umowy o pracę).
W trakcie kontroli warto zachować spokój, udzielać odpowiedzi zgodnie z prawdą oraz okazywać wymagane dokumenty. Należy pamiętać, że inspektor PIP ma prawo do wstępu na teren zakładu pracy bez uprzedzenia, rozmowy z pracownikami (także bez obecności pracodawcy) oraz do wglądu w dokumentację kadrową i płacową.
W przypadku zastrzeżeń inspektora warto zapisać jego uwagi i w miarę możliwości usunąć nieprawidłowości w wyznaczonym terminie.
Dobrym pomysłem jeszcze przed kontrolą PIP jest przeprowadzenie wewnętrznego audytu lub skorzystanie z usług specjalistów BHP czy doradców kadrowych. Pomogą oni wychwycić potencjalne nieprawidłowości i wdrożyć odpowiednie działania naprawcze.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest to złożony proces, obejmujący różne aspekty zatrudnienia i funkcjonowania zakładu pracy. Przygotowanie się do niej to przede wszystkim systematyczne dbanie o zgodność działalności firmy z przepisami prawa pracy. Dobrze zorganizowana dokumentacja, uczciwe traktowanie pracowników oraz przestrzeganie zasad BHP jest kluczem do pozytywnego przejścia kontroli. Odpowiedzialne podejście do tych kwestii nie tylko minimalizuje ryzyko kar, ale również wpływa pozytywnie na wizerunek pracodawcy i bezpieczeństwo pracowników.