Kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych może budzić niepokój wśród przedsiębiorców i działów kadrowo-płacowych. Choć sama kontrola nie musi oznaczać problemów, warto dobrze się do niej przygotować.
Kontrola ZUS może być:
- Planowana – wynika z harmonogramu kontroli (np. raz na kilka lat),
- Doraźna – np. w wyniku skargi pracownika lub nieprawidłowości wykazanych w dokumentach,
- Tematyczna – dotycząca konkretnego obszaru, np. umów cywilnoprawnych lub zasiłków chorobowych.
ZUS ma obowiązek poinformować o planowanej kontroli planowanej i tematycznej z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem.
Jak przygotować się do kontroli?
1. Sprawdzenie dokumentacji kadrowo-płacowej
W zawiadomieniu o wszczęciu kontroli inspektor ZUS wskazuje okres, jaki będzie sprawdzany. Przed formalnym rozpoczęciem kontroli warto przeprowadzić wewnętrzny audyt kluczowych dokumentów:
- Umowy o pracę i umowy cywilnoprawne (wraz z dokumentacją uprawniającą do zastosowania ulg i zwolnień – poświadczenia statusu studenta, kwestionariusze itd.)
- Listy płac i rachunki do umów zleceń
- Deklaracje ZUS (DRA, RCA, RSA, RZA),
- Zaświadczenia lekarskie (ZUS ZLA) i dokumentacja zasiłkowa,
- Dokumenty zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZZA, ZWUA).
Jeżeli w dokumentacji wykryte zostaną błędy/nieścisłości – warto rozważyć ich skorygowanie, jeszcze przed kontrolą.
2.Uporządkowanie danych i dokumentów
Wszystkie dokumenty powinny być: dostępne w formie papierowej lub elektronicznej, pełne i czytelne, uporządkowane chronologicznie. Dobrą praktyką jest także przygotowanie osobnego segregatora lub katalogu z dokumentacją, która będzie kontrolowana.
3.Ustalenie osoby odpowiedzialnej za kontakt z inspektorem ZUS
Osoba reprezentująca firmę podczas kontroli powinna: dobrze znać przepisy ubezpieczeń społecznych, a także umieć wytłumaczyć sposób rozliczania składek i podstawę zatrudnienia. Podstawą do reprezentowania firmy jest imienne pełnomocnictwo notarialne lub udzielane na czas kontroli. Pełnomocnictwo powinno być udzielone przez osoby do tego uprawnione (właściciela firmy bądź osoby wymienione w KRS).
Jakie są uprawnienia inspektora ZUS?
Inspektor ZUS może przystąpić do czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, zawierającego m.in. zakres, cel, podstawę prawną i termin kontroli. Jedynie w przypadku kontroli doraźnej (np. na skutek podejrzenia naruszeń) inspektor może rozpocząć czynności bez wcześniejszego zawiadomienia.
Inspektor działa w imieniu ZUS i korzysta z ochrony prawnej przewidzianej dla funkcjonariuszy publicznych. Utrudnianie kontroli, nieudostępnienie dokumentów lub fałszowanie danych może skutkować karą grzywny, a nawet odpowiedzialnością karną.
Inspektor ZUS ma prawo:
- wejścia na teren zakładu pracy lub innego miejsca wykonywania działalności gospodarczej,
- poruszania się po obiekcie i przeprowadzania oględzin na terenie zakładu (np. stanowisk pracy, czy dokumentacji w miejscu jej przechowywania),
- żądać udostępnienia dokumentacji kadrowej, płacowej, finansowej i księgowej (w zakresie niezbędnym do kontroli, w formie papierowej i elektronicznej),
- przeglądać i sporządzać odpisy, notatki, kopie i wydruki dokumentów,
- żądać dodatkowych dokumentów (np. poświadczeń legalności zatrudnienia cudzoziemców),
- badać dokumentację medyczną dotyczącą zwolnień lekarskich i zasiłków chorobowych.
Obowiązkiem kontrolowanego jest udostępnienie dokumentów niezwłocznie lub w terminie wskazanym przez inspektora.
Uprawnieniem inspektora ZUS jest także przeprowadzanie rozmów i zbieranie wyjaśnień od pracodawców, pracowników, zleceniobiorców i innych osób objętych ubezpieczeniem, zadawanie pytań ustnie lub żądanie złożenia wyjaśnień na piśmie (także do protokołu), analizowanie sposobu ustalania podstawy wymiaru składek i rodzaju zawieranych umów (np. czy umowa zlecenie nie nosi cech umowy o pracę). Odmowa złożenia wyjaśnień może mieć konsekwencje prawne i zostać odnotowana w protokole.
Co po zakończeniu kontroli?
Na podstawie zebranych materiałów, inspektor dokonuje oceny prawidłowości postępowania kontrolowanego, sporządza protokół kontroli, który zawiera opis stanu faktycznego, wymienia wykryte ewentualne nieprawidłowości, wskazuje podstawę prawną oraz ewentualne zalecenia. Kontrolowany ma prawo wnieść zastrzeżenia do protokołu w terminie 14 dni.
Po zakończeniu kontroli inspektor może:
- wydać zalecenia pokontrolne – np. obowiązek korekty dokumentacji lub zapłaty zaległych składek,
- sporządzić wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego, jeśli kontrola ujawniła poważne nieprawidłowości (np. nielegalne zatrudnienie),
- przekazać sprawę do innych instytucji – np. Państwowej Inspekcji Pracy lub prokuratury, jeżeli stwierdzi podejrzenie popełnienia przestępstwa.
Dobra organizacja i świadomość obowiązków to klucz do bezproblemowej kontroli ZUS. Regularna weryfikacja dokumentacji, poprawne kwalifikowanie umów oraz terminowe opłacanie składek znacząco zmniejszają ryzyko problemów podczas kontroli. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy specjalisty ds. kadr i płac lub doradcy podatkowego.