Kiedy pracodawca wypłacił pracownikowi więcej środków pieniężnych niż wynikało to z zawartej umowy, obowiązujących przepisów prawa pracy lub ustaleń wewnętrznych firmy – mówimy o nadpłacie wynagrodzenia.
Taka sytuacja może być efektem błędu kadrowo-płacowego, nieprawidłowego naliczenia dodatków, pomyłki przy wprowadzaniu danych do systemu, czy też zmian w wymiarze etatu lub wynagrodzeniu, które nie zostały uwzględnione na czas. Czasem zdarzają się także wypadki losowe, niemożliwe do przewidzenia.
Zgodnie z Kodeksem Pracy wynagrodzenie za pracę jest świadczeniem należnym i bezwarunkowym. Oznacza to, że pracodawca może odzyskać zawyżone wynagrodzenie, ale nie może zrobić tego dowolnie ani samodzielnie. W większości przypadków wymagana jest pisemna zgoda pracownika.
Co powinien zrobić pracodawca jeśli doszło do niesłusznej nadpłaty wynagrodzenia?
- Dokładnie ustalić przyczynę i wysokość nadpłaty – zweryfikować dokumenty płacowe, karty pracy, umowy.
- Skontaktować się z pracownikiem – najlepiej w formie pisemnej lub mailowej, informując o zaistniałej sytuacji i proponując rozwiązanie (np. dobrowolny zwrot lub potrącenie z kolejnego wynagrodzenia).
- Uzyskać pisemną zgodę pracownika na potrącenie – bez niej potrącenie jest nielegalne.
- Jeśli pracownik nie zgadza się bądź nie odpowiada – pracodawca może dochodzić roszczenia na drodze sądowej, powołując się na nienależne świadczenie (art. 405 k.c. “Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, zobowiązany jest do jej zwrotu”).
Bez zgody pracownika potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia jest nielegalne. Pracownik może żądać zwrotu potrąconej kwoty i zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Instytucja ta ma uprawnienia do ukarania pracodawcy grzywną za naruszenie przepisów prawa pracy.
Działając zgodnie z zasadami współżycia społecznego pracownik po otrzymaniu zbyt wysokiego wynagrodzenia powinien niezwłocznie zgłosić błąd pracodawcy lub działowi kadr/płac. Jeżeli natomiast pracownik nie miał możliwości zorientowania się, że otrzymał nadpłatę i środki zostały wydane – może odmówić zwrotu świadczenia.
W firmach wypłacających wynagrodzenia na ostatni dzień miesiąca (za dany miesiąc) dochodzi często do nadpłat spowodowanych sytuacjami losowymi (np. choroba pracownika już po wypłacie za dany miesiąc). Zgodnie z orzecznictwem sądowym wypłata zawyżonego wynagrodzenia wynikająca z nieobecności pracownika powoduje, że pracodawca może odliczyć nadpłaconą kwotę bez zgody (pracownika) ale tylko w następnym miesiącu. Niedopuszczalne jest więc odliczenie zawyżonego wynagrodzenia w kolejnych miesiącach.
Warto w firmie wdrożyć środki zapobiegawcze, aby unikać nadpłat w przyszłości. Mogą to być na przykład: szkolenie personelu kadrowo-płacowego, automatyzacja systemów wynagrodzeń i ich regularna kontrola, bieżące aktualizowanie danych pracowników (np. zmiany etatu, nieobecności, urlopy), czy poprawa komunikacji między działem HR, przełożonymi i pracownikami.
Nadpłata wynagrodzenia to sytuacja niekomfortowa zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Kluczowe znaczenie ma tu szybka reakcja, jasna komunikacja oraz znajomość przepisów. Pracodawca nie może jednostronnie odzyskać nadpłaconych środków – konieczne jest działanie zgodne z przepisami prawa i poszanowanie uprawnień pracownika. Z kolei pracownik, choć może być chroniony przez przepisy, również powinien działać w dobrej wierze i zgodnie z zasadami współżycia społecznego.