W okresie świąteczno – noworocznym wielu pracodawców postanawia obdarować swoich pracowników prezentami. Z punktu widzenia pracodawcy mają one charakter gestu motywacyjnego, służącego utrzymaniu dobrych relacji z zatrudnionymi. W praktyce jednak takie sytuacje rodzą określone konsekwencje podatkowe i składkowe.
Paczki prezentowe a podatek dochodowy (PIT)
Kluczowe znaczenie ma źródło finansowania paczek oraz ich forma. Co do zasady, paczki prezentowe przekazywane pracownikom stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy, a więc podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Obowiązek pobrania zaliczki na PIT spoczywa na pracodawcy.
Wyjątek stanowią paczki finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, świadczenia rzeczowe oraz pieniężne sfinansowane w całości z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego do określonego limitu rocznego (obecnie 1 000 zł na pracownika). Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest finansowanie paczki w całości z ZFŚS, zastosowanie kryterium socjalnego (np. sytuacja materialna czy rodzinna pracownika) oraz nieprzekroczenie ustawowego limitu zwolnienia.
Należy podkreślić, że bony, talony i karty podarunkowe nie korzystają z tego zwolnienia – nawet jeśli są finansowane z ZFŚS – i zawsze podlegają opodatkowaniu PIT.
Jeżeli paczki są finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, wówczas ich wartość w całości stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu, bez względu na wartość świadczenia.
Paczki prezentowe a składki ZUS
Podobnie jak w przypadku podatku dochodowego, zasadnicze znaczenie ma źródło finansowania paczek.
Paczki finansowane ze środków obrotowych pracodawcy stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne — ich wartość należy doliczyć do podstawy składek ZUS danego pracownika.
Natomiast prezenty sfinansowane z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu ZUS o ile: mają charakter świadczeń socjalnych i zostały przyznane z uwzględnieniem kryterium socjalnego.
Warto zwrócić uwagę, że (analogicznie jak w przypadku podatku dochodowego) bony, talony i inne formy ekwiwalentu pieniężnego co do zasady podlegają składkom ZUS nawet wtedy, gdy są finansowane z ZFŚS, ponieważ są traktowane jak świadczenia pieniężne.
Prezenty z logo pracodawcy finansowane ze środków obrotowych a ZUS i podatek
W praktyce często zdarza się też, że pracodawca wręcza pracownikom prezenty opatrzone własnym logo (np. kubki, długopisy, notesy, koszulki), które zostały sfinansowane ze środków obrotowych (a dokładniej – z budżetu marketingowego firmy). Pod kątem składek ZUS i podatku (dochodowego) należy takie świadczenia rozpatrywać odmiennie niż standardowe paczki prezentowe. Kluczowe znaczenie ma tu cel przekazania prezentu, jego wartość oraz możliwość przypisania konkretnego świadczenia do konkretnego pracownika.
Prezenty z logo pracodawcy mogą nie stanowić przychodu pracownika ani podstawy wymiaru składek ZUS jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: mają charakter reklamowo-promocyjny, są oznaczone w sposób trwały i widoczny logo pracodawcy, a także mają niewielką wartość jednostkową. Ważne jest także, by były przekazywane w interesie pracodawcy (budowanie wizerunku, identyfikacja z marką) i nie stanowiły indywidualnej gratyfikacji pracownika.
Natomiast prezenty o znacznej wartości, przekazane indywidualnie i niezwiązane bezpośrednio z funkcją reklamową, podlegają oskładkowaniu i opodatkowaniu, podobnie jak inne świadczenia finansowane ze środków obrotowych.
Paczki prezentowe dla pracowników mogą być korzystnym rozwiązaniem zarówno wizerunkowo, jak i motywacyjnie, jednak wymagają ostrożnego podejścia od strony formalno-prawnej. Aby uniknąć obciążeń podatkowych i składkowych, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest finansowanie paczek z ZFŚS, przy zachowaniu kryterium socjalnego oraz ustawowych limitów zwolnień. W przypadku wręczania paczek bez oznaczenia pracodawcy i finansowania ich ze środków obrotowych, należy liczyć się z obowiązkiem zapłaty zarówno podatku dochodowego, jak i składek ZUS.