Pracodawcy coraz częściej oferują pracownikom świadczenia pozapłacowe, takie jak: bony prezentowe, prywatną opiekę medyczną czy karty sportowe. Świadczenia te pełnią funkcję motywacyjną i wizerunkową, jednak ich przyznanie wiąże się z określonymi konsekwencjami podatkowymi i składkowymi. Kluczowe znaczenie ma źródło finansowania świadczeń oraz ich charakter.
Bony prezentowe dla pracowników
Bony prezentowe co do zasady stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT. Oznacza to, że ich wartość podlega oskładkowaniu składkami ZUS i opodatkowaniu podatkiem dochodowym i powinna zostać doliczona do wynagrodzenia pracownika w miesiącu przekazania bonu.
Wyjątek: Jeżeli bony są finansowane w całości z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) i mają charakter socjalny (uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika), mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS i podatku PIT do rocznego limitu przewidzianego w przepisach (limit ten dotyczy łącznej wartości świadczeń z ZFŚS).
Pakiety medyczne i karty sportowe
Wartość pakietu medycznego czy karty sportowej wykupionych i sfinansowanych przez pracodawcę dla pracownika stanowi dla zatrudnionego przychód podlegający oskładkowaniu i opodatkowaniu PIT. Przychodem jest wartość przypadająca na konkretnego pracownika, niezależnie od tego, czy faktycznie korzysta on z tych usług.
Gdy pakiet obejmuje wyłącznie świadczenia z zakresu medycyny pracy, do których pracodawca jest zobowiązany przepisami prawa – wtedy nie stanowią one przychodu pracownika.
Zwolnienie z ZUS pakietów medycznych i kart sportowych
Najczęściej stosowane zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z tym przepisem z podstawy wymiaru składek wyłączone są korzyści materialne wynikające z regulaminów wynagradzania, układów zbiorowych pracy lub umów o pracę, polegające na uprawnieniu do zakupu towarów lub usług po cenach niższych niż detaliczne i współfinansowane przez pracownika.
Aby karta sportowa lub pakiet medyczny były zwolnione z ZUS, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
- Prawo do zakupu karty po cenie niższej niż detaliczna musi wynikać wprost z regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy, lub umowy o pracę.
- Pracownik musi ponosić choćby symboliczną odpłatność za kartę. Świadczenie nie może mieć charakteru całkowicie nieodpłatnego.
- Charakter korzyści materialnej – czyli świadczenie musi polegać na możliwości zakupu usługi (karty sportowej) po cenie niższej niż rynkowa, a nie na wypłacie ekwiwalentu pieniężnego.
- Finansowanie ze środków obrotowych, ponieważ zwolnienie to dotyczy kart finansowanych ze środków pracodawcy, a nie z ZFŚS (który rządzi się odrębnymi zasadami).
Drugim sposobem na zwolnienie kart sportowych czy pakietów medycznych ze składek ZUS jest finansowanie ich z ZFŚS. Wymienione świadczenia muszą mieć charakter socjalny, a ich wysokość lub dostępność powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Przyznanie kart wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości, bez zastosowania kryteriów socjalnych, wyklucza możliwość skorzystania ze zwolnienia, nawet jeśli finansowanie pochodzi z ZFŚS.
Bony prezentowe, pakiety medyczne oraz karty sportowe są popularnymi benefitami pracowniczymi. W większości przypadków ich wartość stanowi przychód pracownika, a więc podlega oskładkowaniu składkami ZUS i opodatkowaniu podatkiem PIT. Zwolnienia z podatku i składek są możliwe głównie wtedy, gdy prawo do uzyskania powyższych korzyści materialnych jest zapisane w regulaminach wewnątrzzakładowych i są one współfinansowane przez pracowników. Kolejnym wyjątkiem jest finansowanie kart i pakietów z ZFŚS, ale tylko wtedy kiedy te świadczenia mają charakter socjalny. Dlatego prawidłowe zaplanowanie systemu benefitów wymaga nie tylko podjęcia decyzji kadrowych, ale również weryfikacji dokumentacji wewnątrzzakładowej, a także znajomości przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.