Chociaż praca zdalna jest pokłosiem pandemii i początkowo pojawiła się w przepisach szczególnych w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, obecnie jest już tak popularna, że doczekała się uregulowania w Kodeksie Pracy.
Przepisy te weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Wedle nich pracę zdalną definiuje się jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Pracę zdalną lub hybrydową pracodawca może uzgodnić z pracownikiem przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.
W szczególnych okolicznościach pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną (bez wspólnego uzgodnienia), a mianowicie w przypadku:
- obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.
Są też przypadki, w których to pracodawca musi zgodzić się na udzielenie pracownikowi pracy zdalnej. Uwzględnienie wniosku przez pracodawcę jest obowiązkowe w przypadku:
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownika, o którym mowa w art. 1421 § 1 pkt 2 i 3 Kodeksu Pracy, to jest rodzica:
a) dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
b) dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
c) dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
Pracodawca może w powyższych sytuacjach odmówić udzielenia pracy zdalnej tylko i wyłącznie gdy ze względu na rodzaj lub organizację pracy niemożliwe jest jej wykonanie zdalnie. Co więcej musi pracownika poinformować na piśmie o przyczynie odmowy – w terminie do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub jeżeli w firmie takiej organizacji nie ma należy zawrzeć je w regulaminie. Treść ustaleń takiego regulaminu powinna być uzgodniona w drodze konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie to lub regulamin winno określać takie szczegóły jak:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 6724 § 1 pkt 2 lub 3 KP,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 6724 § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 6724 § 4 KP,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Jeżeli nie zostało zawarte porozumienie z zakładową organizacją związkową albo nie został wydany regulamin, wykonywanie pracy zdalnej jest również dopuszczalne, a zasady jej wykonywania określa się odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Dodatkowo mamy też do czynienia z pojęciem pracy zdalnej okazjonalnej, dla której zniesiony jest obowiązek regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych. Jej inicjatorem może być tylko jedna strona – pracownik.
Oznacza to, że jest ona udzielana tylko i wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek ten zaś jest niewiążący i pracodawca będzie mógł odmówić jego uwzględnienia. Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej wynosi 24 dni w danym roku kalendarzowym. W związku z rozporządzeniem wprowadzającym zmiany w świadectwie pracy, będzie w nim wykazywana informacja o ilości dni wykorzystanych w ramach okazjonalnej pracy zdalnej. Z uwagi na jej szczególny charakter, nie są stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej, dzięki czemu wyłącza obowiązki pracodawcy takie jak:
- przekazania dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia,
- pokrywania kosztów pracy zdalnej,
- zapewnienia materiałów i narzędzi.
Okazjonalna praca zdalna nie pozbawia jednak pracodawcy możliwości kontroli jej wykonywania, a zasady jej przeprowadzenia powinny być wcześniej ustalone z pracownikiem. Taka forma pracy zdalnej ma zapewnić większą elastyczność i możliwość wykorzystania jej doraźnie.
Na koniec pamiętajmy, że praca zdalna musi odbywać się w bezpiecznych i higienicznych warunkach. Pracodawca ma obowiązek odpowiedniego przeszkolenia pracownika w zakresie BHP, natomiast tak naprawdę tylko pracownik ma możliwość zadbać o zapewnienie odpowiednich warunków w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Dlatego też w przypadku pracy zdalnej część obowiązków zakładu pracy związanych z BHP przechodzi na pracownika.
Natomiast ze strony pracodawcy niedopuszczalne jest zlecanie w ramach pracy zdalnej prac:
- szczególnie niebezpiecznych,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z zastosowaniem substancji szkodliwych dla zdrowia, żrących, promieniotwórczych, drażniących, uczulających lub innych o nieprzyjemnym zapachu, pylących lub intensywnie brudzących.
Dodatkowo pracodawca jest obowiązany do opracowania oceny ryzyka zawodowego i na jej podstawie do sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej. Z taką informacją należy zapoznać pracownika przed dopuszczeniem go do pracy zdalnej.