Pracodawca jest zobowiązany przepisami prawa pracy do zapewnienia swoim pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Obok przepisów BHP czy tych dotyczących obowiązkowych badań lekarskich znajdziemy również w Kodeksie Pracy artykuł 237 (6) mówiący o konieczności zapewnienia środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy.
Jednym z najczęściej występujących zagrożeń dla zdrowia pracownika jest praca przed komputerem, dlatego też Minister Pracy i Polityki Socjalnej zawarł osobne wytyczne dla pracodawców w Rozporządzeniu w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe z dnia 1 grudnia 1998 r.
Praca z monitorami ekranowymi stanowi obciążenie narządu wzroku pracowników, ale także może mieć niekorzystny wpływ na układ mięśniowo-szkieletowy pracownika. Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem pracodawca musi spełnić pewne normy techniczne dotyczące wyposażenia stanowiska pracy, jak np. odpowiednie oświetlenie, parametry ustawień monitora, klawiatury, krzesła, stołu, podnóżka itp. Ekrany i monitory muszą być też na tyle sprawne, aby nie powodować pogorszenia wzroku pracowników. Co więcej, paragraf 8 wspomnianego rozporządzenia zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok.
Okulary należą się pracownikowi gdy występuje takie zalecenie lekarza oraz jeżeli wyniki badań okulistycznych wykażą konieczność ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zapewnienie tego środka ochrony indywidualnej przez pracodawcę występuje w praktyce jako refundacja okularów lub soczewek kontaktowych.
Pracownik we własnym zakresie dokonuje zakupu, a po przedstawieniu pracodawcy faktury lub innego dowodu zakupu otrzymuje zwrot pieniędzy (pełny lub częściowy). Pracodawca ma możliwość uregulowania zasad zwrotu kosztów zakupu okularów pracownikom w zakładzie pracy przepisami wewnętrznymi np. tworząc w tym celu odpowiedni Regulamin. Rozporządzenie obowiązuje już od dłuższego czasu, na razie nie doczekało się żadnej nowelizacji oraz nie określa wielu szczegółów, takich jak np. przysługująca kwota zwrotu czy częstotliwość refundacji.
W Regulaminie refundacji zakupu okularów korygujących wzrok pracownikom warto zawrzeć takie aspekty jak kwota dofinansowania, ale może to również być procentowy udział w kosztach zakupu okularów np. 50% lub 75%. Warto ustalić czy dofinansowanie dotyczy tylko okularów czy również soczewek kontaktowych, a nawet czy obejmuje oprawki czy same szkła korekcyjne. Często też stosuje się zapis mówiący o tym, iż zwrot nie należy się w przypadku zniszczenia okularów.
Warto podkreślić, że w przypadku przeprowadzenia badań okulistycznych bez skierowania na badania okresowe lub kontrolne wydanego przez pracodawcę, zwrot kosztów nie przysługuje. Najlepiej w takim regulaminie określić także jak ma wyglądać wewnętrzna procedura przyznania refundacji wzór wniosku o zwrot zakupu okularów korygujących wzrok. W zależności od wielkości firmy i jej organizacji wniosek taki może być rozpatrywany przez dział kadrowy, główną księgową lub prezesa czy samego właściciela firmy.
Aby pracownik mógł otrzymać od pracodawcy refundację okularów musi pracować przy monitorze ekranowym. Obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok dotyczy tych pracowników, którzy pracują przed ekranem przez minimum 4 godziny dziennie. Warunek ten należy zawrzeć w skierowaniu na badanie z medycyny pracy, wymieniając go jako jeden z czynników szkodliwych dla zdrowia pracownika przy określaniu warunków pracy na danym stanowisku. W takim przypadku lekarz medycyny pracy skieruje pracownika na dodatkowe badania u okulisty i to zaświadczenia lekarza o tej specjalizacji jest podstawą zwrotu kosztów zakupu za okulary.
Najczęściej więc mamy okazję do takiej refundacji przy wykonywaniu badań wstępnych do pracy, a następną dopiero przy kolejnych obowiązkowych badaniach okresowych. Niestety takie podejście nie do końca spełniałoby zamiar ustawodawcy o zapewnieniu niezbędnych środków ochrony pracownika, dlatego jest możliwość wykonania takich badań wcześniej, w przypadku pogorszenia stanu zdrowia pracownika.
Refundacja będzie się należeć zatem jedynie kiedy okulista w wyniku badania stwierdzi pogłębienie się wady wzroku. W podejrzeniu takiego przypadku pracodawca jest zobowiązany dodatkowo wysłać pracownika na badania kontrolne, niezależnie od terminu kolejnych badań okresowych. Po rozwiązaniu umowy o pracę, okulary przechodzą na własność pracownika.
W związku z tym, że obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie wynika z przepisów BHP, kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych, który mówi, że „wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw”. Refundacja jest również zwolniona z oskładkowania składkami ZUS, jeśli będzie wynikiem decyzji lekarza medycyny pracy, a stanowi o tym art. 21 § 2.1 pkt 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.