Od 1 stycznia 2026 roku w Polsce wejdą w życie rewolucyjne zmiany w zakresie naliczania stażu pracy, które znacząco wpłyną na uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego
Nowelizacja Kodeksu pracy rozszerza katalog okresów wliczanych do stażu pracy, wyrównując tym samym szanse pracowników etatowych i osób prowadzących działalność gospodarczą lub pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.
Wymiar urlopu wypoczynkowego w Polsce zależy od stażu pracy:
- 20 dni – przy stażu pracy poniżej 10 lat,
- 26 dni – przy stażu pracy wynoszącym co najmniej 10 lat.
Dotychczas (do 2025 roku) do stażu urlopowego wliczane były jedynie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy rozszerzają ten katalog o:
- okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
- okresy wykonywania umowy zlecenia,
- okresy wykonywania umowy agencyjnej,
- okresy pozostawania osobą współpracującą w ramach działalności gospodarczej,
- okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy za granicą (inna niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę).
Aby skorzystać z nowych przepisów, pracownicy muszą udokumentować dodatkowe okresy zatrudnienia lub działalności zawodowej. Sposób w jaki to zrobić zależy od rodzaju wykonywanej uprzednio aktywności zawodowej, a mianowicie:
- Staż pracy na umowach zlecenie lub umowach agencyjnych potwierdzone mogą być m.in. poprzez kopie umów, zaświadczenia od pracodawcy, czy też odcinki wypłat lub wyciągi z konta dotyczące wynagrodzenia z tego tytułu.
- Okresy prowadzenia działalności gospodarczej dokumentuje się przedstawiając: decyzję o wpisie do CEIDG (wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia działalności), lub dokumenty potwierdzające odprowadzanie składek ZUS lub podatków (np. zaświadczenie z urzędu skarbowego).
- Okresy pracy za granicą (poza umową o pracę) poświadczone mogą być np. poprzez: świadectwa pracy lub zaświadczenia od zagranicznych pracodawców, odcinki wypłat lub dowody zatrudnienia (np. umowy, kontrakty), dokumenty potwierdzające odprowadzanie składek w systemie ubezpieczeń zagranicznych.
- Okresy współpracy w ramach działalności gospodarczej lub spółdzielni dokumentowane są poprzez zaświadczenia ze spółdzielni lub firmy współpracującej, lub umowy potwierdzające udział w spółdzielni lub współpracę.
Po zebraniu powyższych dokumentów należy złożyć wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia o stażu pracy (elektronicznie przez PUE ZUS lub papierowo). Do wniosku załącza się wyżej wymienione dokumenty, a uzyskane zaświadczenie przedstawia pracodawcy (który przelicza staż urlopowy).
Pracownicy mają 24 miesiące od wejścia w życie nowych przepisów (licząc od 1 stycznia 2026 roku) na przedstawienie dokumentów pracodawcy.
Jeżeli po otrzymaniu dokumentów i przeliczeniu stażu pracy okaże się, że pracownik ma prawo do wyższego wymiaru urlopu wstecz (np. od momentu zatrudnienia) – pracodawca powinien to uwzględnić. Jednak zgodnie z Kodeksem Pracy roszczenia pracownicze z tytułu niewykorzystanego urlopu przedawniają się po 3 latach. Oznacza to, że jeśli wsteczny przeliczony wymiar urlopu zwiększa uprawnienia, pracownik może zażądać wyrównania tylko za ostatnie 3 lata przed rokiem, w którym zgłasza roszczenia.
Kto NIE zyska na wejściu w życie nowych przepisów?
- Studenci pracujący w czasie studiów – ponieważ do stażu urlopowego wlicza się tylko okresy objęte ubezpieczeniami społecznymi, umowy zlecenia studentów zwolnione ze składek społecznych nie będą wliczane do stażu.
- Osoby, które dotychczas pracowały wyłącznie na umowę o pracę – u których te okresy były już wliczane do stażu pracy.
- Osoby bez możliwości udokumentowania wcześniejszej pracy – jeśli ktoś wykonywał pracę „na czarno”, lub na umowach cywilnoprawnych czy też prowadził działalność gospodarczą, ale nie ma dokumentów potwierdzających te okresy – ZUS i pracodawca wliczą do stażu okresów bez potwierdzenia dokumentami.
- Pracownicy, których wcześniejsze okresy pracy były już wliczone do stażu pracy (np. indywidualną decyzją pracodawcy) – nie zyskają dwukrotnie.
Nowelizacja Kodeksu pracy wchodząca w życie 1 stycznia 2026 roku, znacząco zmienia zasady naliczania stażu pracy. Dzięki uwzględnieniu różnych form aktywności zawodowej, pracownicy mogą zyskać dodatkowe dni urlopu wypoczynkowego oraz inne uprawnienia związane ze stażem pracy. Aby skorzystać z tych zmian, niezbędne jest odpowiednie udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia lub działalności zawodowej.