Dnia 25 września 2024 roku w życie wchodzi Ustawa o ochronie sygnalistów.
Nakłada ona na pracodawców szereg nowych obowiązków w zakresie opracowania procedur i obsługi zgłoszeń o naruszeniach, a także ochrony osób je zgłaszających.
Ale kim właściwie jest sygnalista?
Jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może to być pracownik (także tymczasowy), osoba ubiegająca się o pracę, stażysta, praktykant, wolontariusz, członek organów spółek prawa handlowego, czy osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy cywilnoprawnej, wykonawca, podwykonawca, dostawca),
Informacja o naruszeniu prawa to informacja (w tym uzasadnione podejrzenie) dotycząca zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, w podmiocie w którym sygnalista:
- uczestniczył w procesie rekrutacji, pracuje lub pracował;
- lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą;
- lub też informacja dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa.
Sygnaliści mogą zgłaszać działania lub zaniechania dotyczące między innymi: korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów… i wiele, wiele innych.
Informacja o naruszeniu prawa może być przekazana przez sygnalistę w różny sposób. Dopuszczalne są zarówno zgłoszenia ustne (bezpośrednio lub za pomocą telefonu), oraz pisemne (w formie elektronicznej i papierowej)
Jakie podmioty są zobowiązane do zastosowania przepisów Ustawy?
Do stosowania przepisów zobowiązane zostały w szczególności:
- podmioty zatrudniające powyżej 50 osób (na dzień 1 stycznia bądź 1 lipca danego roku),
- podmioty publiczne,
- mikro i mali przedsiębiorcy wykonujący działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (czyli np. biura rachunkowe, niezależnie od stanu zatrudnienia).
Jakie obowiązki zostały nałożone na pracodawców przez Ustawę?
Wszystkie powyżej wymienione podmioty powinny sporządzić wewnętrzną procedurę zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych.
W tej procedurze zgłoszeń należy wskazać wewnętrzną lub zewnętrzną jednostkę organizacyjną bądź osobę, które zostały upoważnione przez podmiot do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (informacji o naruszeniach).
Dodatkowo procedura powinna obejmować również:
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych
- wyznaczenie bezstronnej osoby lub wewnętrznej jednostki organizacyjnej upoważnionej do podejmowania działań następczych (m.in. weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji z sygnalistą), w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną,
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo,
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
- maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej (maksymalnie do 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia),
- informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych (np. do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych).
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych podmioty ustalają po konsultacji z zakładową organizacją związkową, albo przedstawicielami pracowników (wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa).
Konsultacje te mają trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Procedura według ustawy o ochronie sygnalistów wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
Przed czym chroniony jest sygnalista?
Sygnaliści na mocy Ustawy uzyskali ochronę przed wszelakiego rodzaju działaniami odwetowymi. Są to bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym informacji o naruszeniu prawa. Działania te rozpatrywane w kontekście związanym z pracą mogą naruszyć prawa sygnalisty i wyrządzać mu nieuzasadnioną szkodę. Przykładowo działaniem odwetowym może być:
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- brak zawarcia kolejnej umowy o pracę – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
- zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, przymus, zastraszanie lub wykluczenie, mobbing, dyskryminacja;
- niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
- nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
- działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia;
- spowodowanie straty finansowej – w tym gospodarczej – lub utraty dochodu;
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
A także groźba podjęcia któregokolwiek z powyższych działań.
W razie podjęcia działań odwetowych wobec sygnalisty w związku z dokonanym zgłoszeniem, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że działania te nie miały charakteru odwetowego i nie pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z dokonanym zgłoszeniem.
Nie wiesz jak wdrożyć w swojej firmie przepisy o ochronie sygnalistów?
Na szczęście my wiemy i chętnie Ci pomożemy – skontaktuj się z biurem rachunkowym Provento i miej wszystko pod kontrolą!