Status ucznia/studenta ma istotne znaczenie w obszarze kadr i płac, zwłaszcza w kontekście zatrudniania osób młodych na podstawie umów cywilnoprawnych. Od jego potwierdzenia zależy m.in. obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Jednocześnie zleceniodawcy muszą działać zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO. Powstaje więc pytanie: w jaki sposób legalnie i bezpiecznie udowodnić status osoby uczącej się?
Status ucznia przysługuje osobom uczącym się w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych (licea, technika, szkoły branżowe, policealne) do 26. roku życia. Status studenta natomiast przysługuje osobom kształcącym się na uczelniach wyższych: na studiach I stopnia (licencjat/inżynier), II stopnia (magisterskie) lub jednolitych magisterskich.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie osoby mające status ucznia lub studenta, a zatrudnione na podstawie umowy zlecenia nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Dla zleceniodawcy oznacza to niższe koszty zatrudnienia, a dla ucznia/studenta – zleceniobiorcy wyższe dochody (w większości przypadków brutto z umowy jest równe wynagrodzeniu netto).
W praktyce oznacza to konieczność weryfikacji, czy dana osoba rzeczywiście posiada status osoby uczącej się. Najczęściej stosowane formy potwierdzenia takiego statusu to:
- ważna legitymacja szkolna lub studencka,
- zaświadczenie ze szkoły lub uczelni,
- oświadczenie zleceniobiorcy (choć to rozwiązanie budzi wątpliwości jako jedyne źródło).
W praktyce wielu zleceniodawców decyduje się na wykonanie kopii legitymacji lub żąda dostarczenia zaświadczenia z placówki edukacyjnej. Tutaj pojawia się kluczowa kwestia – zgodność takiego postępowania z przepisami RODO.
RODO nakłada na administratorów danych obowiązek przetwarzania danych osobowych zgodnie z zasadami minimalizacji danych, ograniczenia celu oraz ich adekwatności i proporcjonalności. Innymi słowy oznacza to, że zleceniodawca może przetwarzać wyłącznie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu – w tym przypadku potwierdzenia statusu ucznia/studenta.
Powszechną praktyką u zleceniodawców jest kopiowanie legitymacji studenckiej, jednak budzi ono wątpliwości w świetle wspomnianych wyżej zasad RODO. Legitymacja zawiera bowiem szereg danych osobowych, takich jak: imię i nazwisko, numer albumu, zdjęcie, nazwa uczelni, data ważności. Nie wszystkie te dane są niezbędne do potwierdzenia statusu osoby uczącej się. W związku z tym wykonanie pełnej kopii dokumentu może zostać uznane za naruszenie zasady minimalizacji danych.
Zamiast całościowego kopiowania dokumentu, rekomendowane są inne formy weryfikacji na przykład:
- kopiowanie legitymacji z zasłonięciem danych, które nie są konieczne,
- okazanie legitymacji do wglądu bez wykonywania kopii i sporządzenie notatki służbowej potwierdzającej weryfikację,
- pozyskanie zaświadczenia ze szkoły/uczelni zawierającego tylko niezbędne dane,
- przyjęcie oświadczenia zleceniobiorcy (jako uzupełnienie powyższych, nie jedyna podstawa).
Oświadczenie ucznia/studenta może stanowić element dokumentacji, jednak nie powinno być ono jedynym dowodem. Z punktu widzenia RODO jest to rozwiązanie bezpieczniejsze, ponieważ ogranicza zakres przetwarzanych danych. Warto jednak pamiętać, że odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenia składkowe spoczywa na zleceniodawcy. W praktyce kadrowej często dochodzi do sytuacji, kiedy uczeń czy student zostaje wykreślony z uczelni, a nie uaktualnia oświadczenia u zleceniodawcy. W razie kontroli grozi to obciążeniem zleceniodawcy zaległymi składkami ZUS.
Warto również pamiętać o regularnej weryfikacji statusów osób uczących się. Przeważnie ważność legitymacji szkolnych kończy się 30 września, a w szkołach dla osób dorosłych 1 marca i 1 września. Legitymacje studenckie natomiast tracą swą ważność 31 marca oraz 31 października każdego roku kalendarzowego.
Podsumowując, udowodnienie statusu ucznia/studenta jest istotne z punktu widzenia obowiązków składkowych, jednak musi odbywać się z poszanowaniem przepisów RODO. Kluczowe znaczenie ma zasada minimalizacji danych oraz wybór takich metod weryfikacji, które nie prowadzą do nadmiernego przetwarzania niepotrzebnych informacji.