Umowa zlecenia jest popularnym rozwiązaniem stosowanym przez przedsiębiorców, jednak jej niewłaściwe skonstruowanie lub realizowanie w praktyce może skutkować zakwestionowaniem przez Państwową Inspekcję Pracy (dalej: PIP). W takiej sytuacji organ kontrolny może uznać, że strony faktycznie łączył stosunek pracy, niezależnie od nazwy zawartej umowy. Szerzej o różnicach pomiędzy umową zlecenia a umową o pracę piszemy tutaj: (LINK)
Jak zatem prawidłowo zawrzeć umowę zlecenia, aby ograniczyć ryzyko zarzutu zastępowania nią umowy o pracę?
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że wystarczy zatytułować dokument „umowa zlecenia”, aby uniknąć stosowania przepisów prawa pracy. Tymczasem podczas kontroli PIP analizuje przede wszystkim rzeczywisty sposób wykonywania obowiązków. Jeżeli współpraca posiada cechy charakterystyczne dla stosunku pracy, sama nazwa dokumentu nie będzie miała większego znaczenia. O tym, czy strony łączy umowa o pracę, decydują przede wszystkim warunki wykonywania pracy, a nie treść nagłówka umowy.
Błąd 1: Podporządkowanie charakterystyczne dla pracownika
Jedną z najważniejszych cech stosunku pracy jest wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy. Dlatego w przypadku umowy zlecenia należy unikać zapisów wskazujących, że zleceniobiorca podlega stałemu nadzorowi przełożonego, wykonuje każde polecenie służbowe, musi stosować się do harmonogramu identycznego jak pracownicy etatowi, czy jest rozliczany z czasu pozostawania do dyspozycji firmy (a nie z wykonywanych czynności). Zleceniobiorca powinien posiadać większą samodzielność w organizowaniu sposobu realizacji powierzonych zadań.
Błąd 2: Sztywne godziny pracy
Jednym z najczęstszych sygnałów świadczących o istnieniu stosunku pracy jest obowiązek wykonywania zadań codziennie w tych samych godzinach. Jeżeli charakter współpracy na to pozwala, lepiej określić termin wykonania czynności lub wskazać przedziały czasowe, pozostawiając zleceniobiorcy swobodę w organizacji pracy. Przykładowo ryzykowne mogą być zapisy: „praca wykonywana jest od poniedziałku do piątku od 8:00 do 16:00”, lub „pracownik rozpoczyna pracę codziennie o godzinie 10.00”.
Błąd 3. Wymaganie stałej obecności w siedzibie firmy
W przypadku umowy zlecenia miejsce wykonywania czynności nie powinno być określone w taki sposób, jak miejsce pracy pracownika etatowego. Warto unikać zapisów wskazujących na obowiązek codziennej obecności przez określoną liczbę godzin w siedzibie firmy. Im większa swoboda co do miejsca wykonywania zlecenia, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania umowy. Ryzykowny zapis: „zleceniobiorca świadczy pracę codziennie w siedzibie firmy”, lub „zleceniobiorca powinien uzyskać zgodę przełożonego na opuszczenie miejsca wykonywania zlecenia”.
Błąd 4. Podanie w umowie stanowiska pracy a nie rezultatu lub zakresu czynności
W umowach zlecenia często spotyka się określenia takie jak: sprzedawca, recepcjonista, specjalista ds. administracji, pracownik biurowy. Takie sformułowania mogą sugerować zatrudnienie pracownicze.
Bezpieczniej jest wskazać konkretne czynności, które mają być wykonywane, np.: obsługa zgłoszeń klientów, prowadzenie dokumentacji, przygotowywanie raportów, wykonywanie określonych czynności administracyjnych.
Błąd 5. Brak możliwości korzystania z zastępstwa
Choć osobiste wykonywanie zlecenia jest pożądane, całkowity zakaz powierzenia czynności innej osobie może wzmacniać argumentację o istnieniu stosunku pracy. Jeżeli charakter zlecenia na to pozwala, warto umieścić w niej zapis umożliwiający wykonanie określonych czynności przez zastępcę za zgodą zleceniodawcy.
Nawet najlepiej przygotowana umowa nie ochroni przedsiębiorcy, jeśli w rzeczywistości zleceniobiorca funkcjonuje jak pracownik etatowy. Podczas kontroli znaczenie mają nie tylko zapisy umowy, ale również dokumenty potwierdzające sposób wykonywania zlecenia. Warto więc przechowywać (nawet po zakończeniu umowy): raporty wykonanych czynności, protokoły odbioru usług, korespondencję dotyczącą realizacji zlecenia, zestawienia godzin wykonywania czynności, dokumenty potwierdzające samodzielność zleceniobiorcy. Dzięki temu łatwiej wykazać, że współpraca miała charakter cywilnoprawny.
Poza błędami, które mogą prowadzić do uznania umowy zlecenia za umowę o pracę, w praktyce kadrowej spotyka się także inne błędy, które są niedopuszczalne. Są to m.in. zapisy:
- wyłączające prawo do minimalnej stawki godzinowej (np. „wynagrodzenie ryczałtowe bez względu na liczbę przepracowanych godzin”)
- wyłączających obowiązek ewidencji godzin (np. „wynagrodzenie obejmuje wszystkie godziny wykonywania zlecenia bez konieczności ich ewidencjonowania”).
- o karach umownych nieproporcjonalnych do naruszenia – np. o karach przewyższających wartość wynagrodzenia z umowy
- o całkowitym zakazie rozwiązania umowy – np. postanowienia przewidujące, że umowy nie można wypowiedzieć przed określonym terminem, czy że rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem wymaga zgody drugiej strony,
- przenoszących wszystkie ryzyka na zleceniobiorcę – zgodnie z którymi zleceniobiorca odpowiada za wszelkie szkody, nawet jeśli nie ponosi winy.
- o zrzeczeniu się przyszłych roszczeń – np. „zleceniobiorca: zrzeka się wszelkich przyszłych roszczeń wobec zleceniodawcy”, czy też „rezygnuje z prawa dochodzenia wynagrodzenia lub odszkodowania”
- w nieprecyzyjny sposób określających zakres czynności wykonywanych w ramach umowy: ogólnikowe sformułowania typu: „wykonywanie wszelkich poleceń zleceniodawcy”, czy „realizacja wszystkich zadań wskazanych przez firmę” mogą prowadzić do sporów interpretacyjnych.
Aby umowa zlecenia nie została zakwestionowana przez Państwową Inspekcję Pracy (lub Sąd), należy zadbać nie tylko o jej prawidłową treść, ale również o sposób realizacji współpracy. Kluczowe znaczenie ma brak podporządkowania charakterystycznego dla stosunku pracy, większa samodzielność zleceniobiorcy oraz możliwość samodzielnego organizowania czasu i sposobu wykonywania powierzonych czynności. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że o kwalifikacji umowy decydują przede wszystkim faktyczne warunki współpracy. Nawet poprawnie sporządzona umowa zlecenia nie zabezpieczy przed zarzutami, jeśli w praktyce zastępuje ona umowę o pracę. Ważne są także inne zapisy, które nie naruszają przepisów Kodeksu Cywilnego lub zasad współżycia społecznego.