Polski rynek pracy od lat korzysta z potencjału pracowników zagranicznych. W wielu branżach, takich jak produkcja, budownictwo, transport, gastronomia czy IT – zatrudnianie cudzoziemców stało się standardem. Jednocześnie przepisy regulujące legalizację pracy i pobytu są coraz bardziej szczegółowe, a od 1 czerwca 2025 roku weszły w życie istotne zmiany, które znacząco wpływają na obowiązki pracodawców i działów kadr.
Najważniejsze obowiązki działu kadr w związku z planowanym zatrudnieniem cudzoziemca to:
1. Weryfikacja dokumentów pobytowych
Pracodawca ma obowiązek sprawdzić, czy cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski legalnie. Potencjalny pracownik powinien przedstawić pracodawcy: paszport, wizę, kartę pobytu, decyzję pobytową, czy też dokumenty potwierdzające szczególny status pobytowy. Kopie powyższych dokumentów powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika w trakcie zatrudnienia oraz po jego zakończeniu.
2. Kontrola legalności pracy
Cudzoziemiec powinien posiadać także dokument pozwalający wykonywać pracę na określonych warunkach. Szczególne znaczenie ma zgodność: stanowiska, wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia, czy też miejsca wykonywania pracy z warunkami wskazanymi w zezwoleniu lub oświadczeniu. Nawet niewielkie niezgodności w tym zakresie mogą powodować konieczność zmiany dokumentu legalizującego pracę.
W zależności od sytuacji cudzoziemca dokumentem potwierdzającym legalność pracy może być: oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji, zezwolenie na pracę (najczęściej typ A), zezwolenie na pracę sezonową, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite), Niebieska Karta UE, powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy złożone przez pracodawcę, lub dokument potwierdzający zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. Karta Polaka, pobyt stały, status studenta studiów stacjonarnych, status uchodźcy).
3. Zawarcie umowy w odpowiedniej formie
Pracodawca jest zobowiązany do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej przed rozpoczęciem pracy. Pracownik powinien otrzymać jej treść w języku dla niego zrozumiałym lub zostać poinformowany o warunkach zatrudnienia w sposób umożliwiający pełne zrozumienie swoich praw i obowiązków.
4. Realizacja obowiązków informacyjnych
W określonych sytuacjach pracodawca ma obowiązek informowania właściwych organów o zmianach dotyczących zatrudnienia cudzoziemca, np. niepodjęciu pracy, wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia lub zmianie warunków zatrudnienia.
Od 1 czerwca 2025 r. obowiązuje nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, która zastąpiła część wcześniejszych regulacji. Jej celem jest uszczelnienie systemu oraz ograniczenie nadużyć związanych z zatrudnianiem cudzoziemców.
Jedną z najważniejszych zmian jest przejście na elektroniczną obsługę postępowań dotyczących zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy. Wnioski składane są za pośrednictwem systemów teleinformatycznych administracji publicznej.
Nowe przepisy nakładają na pracodawców także obowiązek przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem po uzyskaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia do ewidencji. Rozwiązanie to ma umożliwić organom skuteczniejszą kontrolę zgodności warunków zatrudnienia z wydanymi decyzjami.
Zniesiono obowiązek uzyskiwania informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych lokalnego rynku pracy. W jego miejsce wprowadzono możliwość tworzenia przez starostów list zawodów, dla których wydawanie zezwoleń może zostać czasowo ograniczone w przypadku pogorszenia sytuacji na lokalnym rynku pracy.
Nowe regulacje przewidują bardziej restrykcyjne podejście do przypadków nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Wysokość kar może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, a organy kontrolne otrzymały szersze możliwości weryfikacji przestrzegania przepisów.
Zatrudnianie cudzoziemców pozostaje jednym z kluczowych elementów funkcjonowania wielu polskich przedsiębiorstw. Jednocześnie nowe przepisy obowiązujące od czerwca 2025 roku zwiększyły zakres obowiązków administracyjnych oraz odpowiedzialność pracodawców. Działy kadr powinny więc szczególnie zadbać o prawidłową weryfikację dokumentów, terminowe wykonywanie obowiązków informacyjnych oraz bieżące monitorowanie zmian w przepisach. W obszarze zatrudniania cudzoziemców nawet drobne zaniedbania mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i organizacyjnymi.