Nadchodzi taki moment w rozwoju firmy, że przedsiębiorca decyduje się zatrudnić pracownika. Nieuchronnie etap ten jest związany z szeregiem formalności, jakich musi dopełnić pracodawca. Niezależnie od wielkości firmy i tego czy to jest pierwszy czy kolejny pracownik – jak nie pogubić się w gąszczu obowiązków?
Najczęściej wyłonienie danego kandydata poprzedzone jest procesem rekrutacyjnym. Niezależnie od formy rekrutacji (zaraz po wyborze danej osoby), pierwszym krokiem jest zebranie od niej niezbędnych danych osobowych.
Katalog tych informacji jest konkretnie wskazany w art. 221 § 1 Kodeksu pracy i daje pracodawcy prawo do żądania takich danych jak:
- imienia (imion) i nazwiska,
- daty urodzenia,
- danych kontaktowych,
- informacji o wykształceniu (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku),
- informacji o kwalifikacjach zawodowych (gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku),
- informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku),
- ewentualnie innych dodatkowych danych osobowych, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych.
Potencjalny kandydat może uzupełnić kwestionariusz osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub przekazać pracodawcy powyższe dane w inny sposób. Osoba zatrudniana powinna również przedstawić nowemu pracodawcy dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje (np. świadectwa ze szkoły lub dyplomy oraz świadectwa pracy od poprzednich pracodawców, certyfikaty ze szkoleń czy kursów zawodowych).
Natomiast po zatrudnieniu pracownika pracodawca ma prawo żądać kolejnych danych takich jak:
- adresu zamieszkania,
- numeru PESEL pracownika,
- innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- danych dotyczących wykształcenia i przebiegu zatrudnienia jeśli nie były konieczne wcześniej,
- numeru rachunku płatniczego (jeżeli wynagrodzenie nie będzie wypłacane do rąk własnych).
Te dane podawane są pracodawcy na kolejnym druku, zwanym kwestionariuszem pracownika (lub w inny sposób przyjęty w firmie). Ważne, że pracodawca może żądać jedynie danych niezbędnych do zatrudnienia na danym stanowisku. Udostępnianie danych osobowych przyszłemu pracodawcy powinno nastąpić w formie oświadczenia osoby, która je podaje – w praktyce poprzez uzupełnienie ich we wspomnianym kwestionariuszu (z adnotacją o zgodzie na udostępnianie i przetwarzanie).
Kolejnym krokiem jest wypisanie odpowiedniego skierowania i wysłanie kandydata na badania lekarskie z zakresu medycyny pracy. Bardzo ważne jest, aby ten krok nastąpił jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę, aby mieć pewność, że nie zatrudniliśmy osoby niezdolnej do wykonywania pracy na danym stanowisku. Badaniom lekarskim pracowników jest poświęcony cały nasz odrębny artykuł, zachęcamy do jego przeczytania (klik). Pomijając szczegóły przejdziemy do następnego etapu, którym jest nawiązanie stosunku pracy.
Umowa o pracę zawsze powinna być zawarta na piśmie. Ponadto forma pisemna, pod rygorem nieważności wymagana jest również przy każdorazowej zmianie jej warunków (porozumień/ aneksów).
Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do jej warunków.
Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Dodatkowo należy pamiętać, że do 7 dni od daty podpisania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika na piśmie o dodatkowych warunkach zatrudnienia. W większych firmach pracodawcy mają obowiązek lub sami decydują się na utworzenie wewnętrznych aktów prawnych, które regulują kwestie pracownicze. W takim przypadku wystarczy oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z regulacjami (np. Regulaminem Pracy i Wynagradzania), w przeciwnym wypadku w aktach pracownika winna znaleźć się podpisana Informacja o warunkach zatrudnienia. Pamiętajmy również, że najnowsza zmiana przepisów (od 26 kwietnia 2023 roku) znacznie rozszerzyła zakres danych, jakie muszą znaleźć się w tym dokumencie.
Na tym etapie konieczne jest również zapoznanie pracownika z:
- informacją o równym traktowaniu,
- informacjami dotyczącymi ryzyka zawodowego na podejmowanym stanowisku.
Zaznajomienie się z dokumentacją pracownik potwierdza poprzez złożenie podpisu na oświadczeniu o zapoznaniu się z tymi dokumentami. Oświadczenie nie ma oficjalnego wzoru, może to być osobna karta lub podpis pod danym dokumentem. Zakres obowiązkowych oświadczeń podpisywanych poza wyżej wymienionymi może różnić się w zależności od różnych czynników takich jak warunki pracy czy branża pracodawcy) lub nawet sytuacji rodzinnej pracownika (np. te związane z uprawnieniami rodzicielskimi). Warto wskazać tutaj takie obszary, wymagające regulacji jak np. RODO czy monitoring wizyjny w zakładzie pracy. Są również zawody, które mogą wymagać dodatkowych dokumentów od pracownika, takich jak np. zaświadczenie o niekaralności.
Ważne jest również pobranie od pracownika niezbędnych oświadczeń podatkowych. Celem ich złożenia służy druk PIT-2, który najlepiej jak pracownik wypełni w dniu zatrudnienia. Druk ten dostarcza pracodawcy niezbędne informacje i indywidualne preferencje pracownika potrzebne do jego rozliczenia pod kątem podatkowym jak np. chęć rozliczenia się wspólnie z małżonkiem.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy nie zapominajmy o koniecznym przeszkoleniu go z zakresu BHP, którego wynikiem będzie kolejny dokument – karta szkolenia wstępnego BHP. Temat szkoleń BHP jest na tyle rozległy, że tutaj również zapraszamy do lektury naszego artykułu na ten temat – (klik).
Jak widać zatrudnienie pracownika wiąże się z nie lada biurokracją, powstaje nam spory plik dokumentów niezbędnych do podpisania z pracownikiem. Wszystkie te dokumenty oczywiście mają określony przepisami sposób ich przechowywania.
Pracownikowi należy założyć teczkę akt osobowych, która prowadzona jest przez cały okres zatrudnienia, aż do momentu jego zakończenia, a następnie przechowywane one muszą być w archiwum (jeszcze przez 10 lat po zakończeniu stosunku pracy).
Akta osobowe podzielone są na pięć części, z czego główne trzy to: część A zawierająca dokumenty sprzed zatrudnienia, część B z jego przebiegu i część C po jego zakończeniu. W wyniku zmian w przepisach powstała dodatkowo część D związana z karami i część E dotycząca kontroli trzeźwości pracownika.
Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ZUS w terminie do 7 dni od daty zatrudnienia. Zgłoszenia do obowiązkowych ubezpieczeń dokonuje się na druku ZUS ZUA.
Na koniec nie zapominajmy o kwestii PPK. Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych nie później niż po upływie trzech miesięcy od zatrudnienia. Dotyczy to osób, które są objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi oraz ukończyły 18 rok życia, lecz nie osiągnęły jeszcze wieku 55 lat. Pracownik najpierw powinien zostać poinformowany czym jest PPK (obowiązek informacyjny) oraz zarejestrowany w PPK, chyba że zgłosił rezygnację z uczestnictwa w tym programie. Termin rejestracji określony ustawowo to nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął 3-miesięczny okres zatrudnienia.
Gubisz się w gąszczu przepisów związanych z zatrudnieniem pracownika? Provento Ci pomoże 😊