Wprowadzony od 2018 roku system elektronicznych zwolnień lekarskich znacznie usprawnił ich obieg i procesowanie, lecz również ma swoje wady.
Co w przypadku kiedy lekarz zapomni wystawić zwolnienia lub się w nim pomyli?
Lub gdy pracownik zgłosił pracodawcy chorobę (aby usprawiedliwić nieobecność w pracy), ale lekarz nie ma wolnego terminu wizyty?
Prawo w takim przypadku dopuszcza możliwość „pokrycia” nieobecności pracownika zwolnieniem lekarskim, w ściśle określonych granicach. Okres niezdolności do pracy stwierdzony przez lekarza może obejmować nie więcej niż 3 dni poprzedzające dzień, w którym zostało przeprowadzone badanie. Oznacza to, że jeżeli pracownik uda się na wizytę lekarską w piątek, może uzyskać zwolnienie od minionego wtorku.
Od każdej zasady istnieją wyjątki! Tak jest również w tym przypadku.
Do wyjątków należy:
–zwolnienie lekarskie od lekarza psychiatry – lekarz o tej specjalizacji ma możliwość wystawienia zwolnienia nawet do kilkunastu dni wstecz,
– zwolnienie lekarskie za okres pobytu w szpitalu – szpital wystawia zwolnienie chorobowe w ostatnim dniu (dzień wypisu ze szpitala).
Jeżeli pobyt jest długotrwały, a zwolnienie takie jest potrzebne wcześniej (np. do rozliczenia wypłaty wynagrodzenia pracownika) istnieje możliwość uzyskania od placówki szpitalnej zwolnienia „cząstkowego”.
Zdarzają się sytuacje, że osoba zatrudniona po powrocie do pracy dowiaduje się, że zwolnienie chorobowe nie widnieje w systemie lub jest błędnie wystawione.
Co w takiej sytuacji?
Choć wina może być po stronie lekarza lub błędów systemowych, niestety konsekwencje tej sytuacji ponosi pracownik. Jego nieobecność w pracy jest nieusprawiedliwiona, a on nie ma prawa do wynagrodzenia/zasiłku za ten okres.
Należy wówczas skontaktować się z lekarzem wystawiającym zwolnienie lekarskie i w zależności od sytuacji poprosić o wystawienie nowego lub korektę istniejącego zwolnienia.
Lekarz nie może w takim przypadku odmówić współpracy i ma obowiązek wystawić zaświadczenie lekarskie za okres choroby pracownika. W takich okolicznościach dla okresu powyżej limitu 3 dni wstecz będziemy mieli do czynienia ze zwolnieniem lekarskim o statusie „wstecznym do wyjaśnienia”.
Co to oznacza i jak to wygląda w praktyce?
Przykład:
Pracownik był niezdolny do pracy przez okres 3 dni od środy do piątku. W czasie teleporady lekarskiej poprosił o zwolnienie, lekarz jednak po skończonej rozmowie telefonicznej zapomniał je wystawić. W poniedziałek po powrocie do pracy, pracownik otrzymał informację o braku zwolnienia w systemie, po kontakcie z lekarzem zaświadczenie zostało uzupełnione. System elektronicznych zwolnień automatycznie podzieli takie zwolnienie na dwa okresy:
- „zwykłe” zwolnienie chorobowe na okres 1 dnia – piątek (w związku z tym, że mieści się w granicy do 3 dni wstecz)
- zwolnienie chorobowe o statusie „wsteczne do wyjaśnienia” – na okres 2 dni tj. środy i czwartku.
Takie zwolnienie wymaga wyjaśnienia lekarza wystawiającego oraz automatycznie zostaje weryfikowane przez ZUS.
Zaświadczenie lekarskie usprawiedliwia nieobecność pracownika w pracy, lecz nie daje mu prawa do otrzymania wynagrodzenia (zasiłku) chorobowego.
Pracodawca nie może wypłacić świadczeń chorobowych za ten okres, na druku zaświadczenia lekarskiego znajduje się następująca adnotacja: „ZAŚWIADCZENIE LEKARSKIE WYSTAWIONE ZA OKRES WSTECZNY NIEZGODNE Z ZASADAMI O ORZEKANIU O CZASOWEJ NIEZDOLNOŚCI DO PRACY. ZAŚWIADCZENIE TO STANOWI DOKUMENT DO WYPŁATY ŚWIADCZEŃ PO UZNANIU PRZEZ ZUS.”
Zwolnienie oczekuje w ZUS na przetworzenie (weryfikację przyczyny nieterminowego wystawienia), które w praktyce średnio trwa około 2 tygodni. Po uznaniu zaświadczenia za prawidłowe status zwolnienia w PUE zmienia się na „wsteczne – uzasadnione medycznie”. Natomiast w przypadku negatywnego rozpatrzenia przez ZUS, zwolnienie otrzyma status „wsteczne – nieuzasadnione medycznie” i pozbawia pracownika prawa do uzyskania świadczeń chorobowych.
Jeżeli wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc następuje wcześniej niż zakończenie postępowania wyjaśniającego dla zwolnienia wstecznego; nieobecność objęta tym zaświadczeniem lekarskim powinna być rozliczona jako usprawiedliwiona niepłatna. Wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy zaś wypłacony będzie dopiero po uznaniu zwolnienia przez ZUS za uzasadnione.
Podsumowując: to w interesie pracownika leży, aby zwolnienie lekarskie zostało wystawione poprawnie. Jeżeli odbywa on wizytę lekarską stacjonarną w gabinecie, zawsze ma prawo poprosić lekarza o wydrukowanie zwolnienia. Dzięki temu ma od razu możliwość jego weryfikacji. Nawet jeżeli o to nie poprosił lub korzystał z teleporady, zawsze może sprawdzić zwolnienie lekarskie na swoim koncie PUE ZUS lub internetowym koncie pacjenta, jak również uzyskać informację od pracodawcy.