Urlop wypoczynkowy to bardzo rozległy temat, poświęcony mu jest cały pierwszy rozdział działu siódmego Kodeksu Pracy. Wiele osób zadaje sobie pytanie czy jest to bardziej uprawnienie pracownika czy obowiązek pracodawcy?
Chociaż ujęliśmy już podstawowe informacje o urlopie wypoczynkowym w naszych artykułach (https://provento.pl/czy-urlop-wypoczynkowy-mozna-podzielic-na-godziny/ oraz https://provento.pl/urlopy-jak-wyliczyc-ile-sie-nalezy-kompendium-2024/, to w niniejszym artykule przybliżymy ten temat pod nieco innym kątem. Podamy parę ciekawostek oraz obalimy najbardziej popularne mity.
Na początek przypomnijmy definicję i parę cech związanym z pojęciem urlopu wypoczynkowego. Jest to coroczna, nieprzerwana i płatna przerwa w wykonywaniu pracy. To zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, które ma na celu regenerację sił pracownika. Urlop ma być wykorzystany w naturze, co oznacza, że ma to być czas wolny od pracy, a co najważniejsze jest to prawo niezbywalne i pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego.
Mit nr 1 – urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września
Kończy się lato i sezon urlopowy, a wraz z wrześniem i początkiem jesieni na myśl przychodzi nam urlop zaległy. Wszak trzeba go wykorzystać do końca września, prawda? Niestety, nie do końca. Zobaczmy, jak wydawałoby się – prosta zasada, może w praktyce wywoływać wątpliwości.
Co to w ogóle jest urlop zaległy i skąd się bierze?
Obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jednakże niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy nie przepada, lecz przechodzi na następny rok i to właśnie jest urlop zaległy.
Cytując art. 168 KP „urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego” i kluczową rolę ma w tym przepisie słowo „udzielić”.
W praktyce oznacza to że, do wskazanego dnia 30 września należy tylko ten urlop rozpocząć. Wbrew obiegowej opinii z przepisów nie wynika wymóg wykorzystania całego urlopu zaległego do końca września. Dodatkowo należy zaznaczyć, że pracodawca nie postąpi jednak w sposób prawidłowy, gdy do 30 września zaakceptuje wniosek urlopowy w sprawie wykorzystania urlopu zaległego, którego termin wykorzystania przypadnie przykładowo pod koniec października lub w listopadzie.
Przykład. Pracownik ma wymiar urlopu 20 dni. Z puli urlopowej za 2024 rok do tej pory wykorzystał 16 dni urlopu, co daje mu 4 dni urlopu zaległego. Pracownik pracuje w podstawowym czasie pracy od poniedziałku do piątku. Czy w takim razie musi rozpocząć urlop 25 września, aby zdążyć wykorzystać 4 dni do 30.09.2025?
Odpowiedź brzmi nie, nie musi. Jeżeli zostanie mu udzielony urlop w okresie 4 dni od 30.09.2025 r. do 03.10.2025 r. to również zostanie zachowany obowiązek dotyczący urlopu zaległego wynikający z art. 168 KP.
Mit nr 2 – Urlop wypoczynkowy musi trwać raz w roku co najmniej 14 dni
Zgodnie z artykułem 162 Kodeksu Pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Faktycznie w praktyce prawie nikt nie wykorzystuje przysługującej mu całej puli urlopu wypoczynkowego w ciągłości bez przerwy, zaś brzmienie przepisu zdaje się być jednoznaczne, ale czy urlop musi rzeczywiście raz w roku trwać minimum 14 dni?
Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest oznaczenie dni w przepisie jako kalendarzowych. Przykładowo poprawnym jego zastosowaniem będzie złożenie wniosku urlopowego na okres od 12 do 25 sierpnia 2025 roku, chociaż dla pracownika pracującego w podstawowym czasie pracy od poniedziałku do piątku w rzeczywistości wiąże się to z wykorzystaniem 9 dni urlopu. Tyle jest bowiem dni roboczych uwzględniając święto przypadające na 15 sierpnia.
Nie chodzi więc o 14 dni urlopu, ale o udzielenie urlopu w taki sposób, aby jego długość łącznie z dniami wolnymi dla pracownika dawały sumę 14 dni kalendarzowych. Chodzi o dni wolne z uwagi na rozkład czasu pracy (np. weekendy, święta), wynikającymi z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przypadającymi w trakcie urlopu lub bezpośrednio po jego zakończeniu.
Jeżeli pracownik raz w roku złoży wniosek o urlop wypoczynkowy trwający 14 dni kalendarzowych pracodawca nie może mu odmówić, ale odwrotnie – czy pracodawca może wysłać pracownika na taki urlop? Bardzo często zdarza się, że to pracownicy nie widzą potrzeby wykorzystywania urlopu w większym wymiarze. Pracodawca może jedynie zachęcać pracownika do wykorzystania 14-dniowego urlopu, nie może jednak zaplanować pracownikowi tego urlopu i skierować go na urlop bez jego zgody. Jest to uprawnienie pracownika, o które musi on pierwszy zawnioskować. Pracodawca nie może bez wniosku pracownika udzielić mu urlopu.
Reasumując pamiętajmy, że urlop wypoczynkowy jest to prawo, a nie obowiązek pracownika i pracodawca może jedynie mu taki 14-dniowy urlop zaproponować, ale nie może udzielić go wbrew jego woli.
Mit nr 3 – Zatwierdzony przez pracodawcą wniosek urlopowy nie może być już odwołany
Zaplanowane wakacje, wykupiona wycieczka lub rezerwacja drogiego hotelu, wszystko zgodnie z dużo wcześniej ustalonym planem urlopowym, a przede wszystkim zaakceptowane przez szefa – czy coś może się nie udać?
Urlop wypoczynkowy to jedno z najbardziej podstawowych praw pracownika. W sytuacji gdy pracodawca zaakceptował już wniosek o nieobecność, nie może niespodziewanie zmienić zdania i nagle przekreślić planów pracownika. Czy aby na pewno?
Niestety zgodnie z artykułem 167 KP pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Jednakże warunkiem podjęcia takiego działania musi być pojawienie się okoliczności, które nie mogły być przewidziane w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu i obecność tego właśnie pracownika jest w zakładzie pracy niezbędna np. jakaś awaria.
Dodatkowo należy rozróżnić, iż mogą wystąpić dwie różne sytuacje, a mianowicie:
- przesunięcie zaplanowanego urlopu, który jeszcze się nie rozpoczął lub
- odwołanie pracownika, który już korzysta z czasu wolnego.
W tym pierwszym przypadku jednakże tak samo musi to być uargumentowane wystąpieniem szczególnych potrzeb pracodawcy. Zwierzchnictwo firmy nie może pozwolić sobie w tej gestii na „samowolkę” bez konkretnego uzasadnienia przyczyny takiego działania. Natomiast z drugiej strony kiedy decyzja pracodawcy już zapadnie, jest ona poleceniem służbowym i nie może być kwestionowana przez pracownika, nawet jeżeli w jego opinii powrót z urlopu nie jest konieczny.
W takim przypadku nawet przebywanie za granicą nie uchroni pracownika od obowiązku powrotu do pracy, aczkolwiek wszelkie koszty z tym związane, czyli na przykład biletów lotniczych ponosi już pracodawca. Niewykorzystana część urlopu pozostaje do dyspozycji pracownika i może on wykorzystać ją w innym terminie.