Minimalne wynagrodzenie to jedno z kluczowych zagadnień w obszarze kadr i płac. Obowiązek jego zapewnienia wynika z przepisów Kodeksu Pracy oraz ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jest to najmniejsza kwota, która przysługuje pracownikowi niezależnie od posiadanych kwalifikacji, zaszeregowania osobistego, składników wynagrodzenia, systemu i rozkładu czasu pracy, jak również szczególnych właściwości i warunków pracy. Nie podlega ona także zróżnicowaniu ze względu na region, branżę, sektor gospodarczy, czy też grupę zawodową.
Wynagrodzenie minimalne jest określane przez Radę Ministrów, po konsultacjach społecznych, do 15 września dla przyszłego roku kalendarzowego.
Kwota tego wynagrodzenia ustalana jest dla pracownika pracującego na umowie o pracę w pełnym wymiarze czasu i pomniejszana proporcjonalnie dla osób zatrudnionych na część etatu. Ma ono formę stawki miesięcznej ale może też być przeliczane na stawkę godzinową. Obecnie (w 2026 r.) minimalne wynagrodzenie wynosi 4806,00 zł brutto.
Przynajmniej raz w roku wysokość wynagrodzenia minimalnego się zmienia, a błędy w rozliczeniach mogą skutkować roszczeniami pracowników lub kontrolą. Dlatego też warto wiedzieć dokładnie, jakie składniki pensji można zaliczyć do minimalnego wynagrodzenia, a jakie są z niego wyłączone.
Co wlicza się do minimalnego wynagrodzenia?
Do minimalnego wynagrodzenia zalicza się składniki, które mają charakter stały i są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Najczęściej są to: wynagrodzenie zasadnicze określone w umowie o pracę, premie regulaminowe (jeśli są wypłacane regularnie), nagrody czy też dodatki funkcyjne.
W praktyce oznacza to, że jeśli suma tych elementów osiąga co najmniej poziom minimalnego wynagrodzenia, pracodawca spełnia ustawowy obowiązek jego wypłaty.
Czego nie wolno wliczać do minimalnego wynagrodzenia?
Nie wszystkie wypłaty dla pracownika mogą podnieść pensję do poziomu minimalnego. Przepisy jasno wskazują składniki, które są z tego wyłączone. Do najważniejszych należą:
- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
- dodatek za pracę w porze nocnej,
- nagrody jubileuszowe,
- odprawy emerytalne i rentowe,
- wynagrodzenie za dyżur (jeśli nie jest on faktycznie wykonywany),
- dodatek za staż czy też szczególne warunki pracy.
Te elementy są traktowane jako dodatkowe świadczenia i nie mogą zastępować podstawowej gwarancji płacy minimalnej. Jeśli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania.
Te elementy są traktowane jako dodatkowe świadczenia i nie mogą zastępować podstawowej gwarancji płacy minimalnej. Jeśli w danym miesiącu, z uwagi na terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy, wynagrodzenie pracownika jest niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia, następuje uzupełnienie wynagrodzenia do tej wysokości w postaci wyrównania.
Częsty błąd pracodawców
Jednym z najczęstszych błędów jest „uzupełnianie” minimalnego wynagrodzenia dodatkami za nadgodziny lub pracę w nocy. Takie działanie jest nieprawidłowe. Jeśli wynagrodzenie zasadnicze wraz z dopuszczalnymi dodatkami nie osiąga minimum, pracodawca ma obowiązek wypłacić wyrównanie.
Minimalne wynagrodzenie a zmiany w przepisach
Wysokość minimalnego wynagrodzenia może zmieniać się nawet dwa razy w roku. Obowiązkom pracodawcy dotyczących zmian w wynagrodzeniu minimalnym poświęciliśmy osobny artykuł:
Minimalne wynagrodzenie to nie tylko konkretna kwota, ale też zestaw zasad, które określają, jakie składniki pensji można do niej zaliczyć. Prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń chroni pracodawcę przed sankcjami i buduje zaufanie pracowników. W razie wątpliwości warto skonsultować się z Provento, aby mieć pewność, że listy płac są zgodne z obowiązującymi przepisami.