Zakończenie stosunku pracy, niezależnie od przyczyny – wiąże się z koniecznością dopełnienia określonych formalności. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni zadbać o prawidłowe udokumentowanie zakończenia zatrudnienia i wypełnić odpowiednie dokumenty.
Najważniejsze z nich to:
1. Dokument potwierdzający rozwiązanie stosunku pracy
To jaki dokument będzie podstawą zakończenia zatrudnienia, zależy od sposobu rozwiązania umowy o pracę. Wyróżniamy kilka podstawowych:
- wypowiedzenie umowy o pracę (przez pracodawcę lub pracownika) – pisemne wypowiedzenie umowy, zawierające datę oraz okres wypowiedzenia,
- porozumienie stron – dokument podpisany przez obie strony, określający datę zakończenia umowy,
- rozwiązanie bez wypowiedzenia – dokument z podaniem przyczyny rozwiązania, zgodnie z Kodeksem pracy,
- wygaśnięcie umowy – np. z powodu upływu terminu umowy, śmierci pracownika, czy utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy.
Więcej o sposobach i rodzajach rozwiązywania umowy o pracę– w osobnym opracowaniu – https://provento.pl/zwolnienie-pracownika-jak-to-zrobic-zeby-bylo-poprawnie-uwaga-na-pulapki/.
2. Świadectwo pracy i informacja o dokumentacji pracowniczej
Jest to najważniejszy dokument wydawany pracownikowi przy zakończeniu stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do jego wystawienia niezwłocznie, najpóźniej w dniu ustania stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe – świadectwo pracy należy przekazać pracownikowi w terminie do 7 dni od zakończenia stosunku pracy.
Świadectwo pracy zawiera m.in.: okres zatrudnienia, zajmowane stanowisko, tryb i podstawę rozwiązania umowy, informacja o wykorzystanym urlopie (w tym urlopie bezpłatnym), wykorzystane dni opieki nad dzieckiem, informacje o zajęciach komorniczych (jeśli dotyczy), informację o przerwach w opłacaniu składek i inne kwestie ważne dla pracownika i przyszłego pracodawcy.
Więcej o świadectwie pracy i ważnych kwestiach z nim związanych w osobnym opracowaniu – https://provento.pl/jak-prawidlowo-wystawic-pracownikowi-swiadectwo-pracy/.
Informacja o dokumentacji pracowniczej to dodatkowy dokument, wydawany pracownikom zatrudnionym po 1 stycznia 2019 roku. Należy w niej wskazać jak długo będzie przechowywana u pracodawcy dokumentacja pracownika. Ten okres wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).
3. Rozliczenie finansowe z pracownikiem
Pracodawca powinien dokonać rozliczenia finansowego obejmującego m.in.:
- wynagrodzenie za przepracowany czas w ostatnim okresie rozliczeniowym,
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
- nagrody i premie regulaminowe (jeśli są należne), premie procentowe wynikające z wewnętrznych ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą,
- odprawy (np. w przypadku zwolnień grupowych lub rozwiązania stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika).
4. Dokumenty kadrowo-płacowe dla pracownika
Przy zakończeniu współpracy pracodawca powinien przekazać pracownikowi:
- Informację o dochodach (np. PIT-11) – w odpowiednim terminie po zakończeniu roku podatkowego,
- Informację o składkach ZUS – najczęściej poprzez raporty RMUA (jeśli nie były wydawane w trakcie zatrudnienia),
- Inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie – na żądanie pracownika.
5. Dokumenty wewnętrzne (dla pracodawcy)
Pracodawca do 7 dni od zakończenia stosunku pracy powinien przesłać do ZUS wyrejestrowanie pracownika na druku ZUS ZWUA. Jeżeli pracownik miał zgłoszonych członków rodziny, należy przesłać także druk ZUS ZCNA (w trybie wyrejestrowania).
W dokumentacji pracodawcy powinny znaleźć się również:
- potwierdzenie odbioru świadectwa pracy,
- podpisana informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (jeżeli dotyczy),
- dokumentacja potwierdzająca rozliczenie się pracownika z firmą (np. zwrot sprzętu, kluczy, identyfikatora),
- protokół zdawczo-odbiorczy (jeśli pracownik miał przekazane w użytkowanie mienie służbowe).
Podsumowanie
Zakończenie stosunku pracy to proces wymagający dopełnienia wielu formalności i przygotowania odpowiednich dokumentów. Prawidłowe sporządzenie i przekazanie dokumentacji chroni interesy obu stron – zarówno pracownika jak i pracodawcy. Kluczowe znaczenie ma świadectwo pracy oraz rozliczenie finansowe. Pracodawca powinien również pamiętać o terminowym przekazaniu dokumentów podatkowych i ubezpieczeniowych.